ویژگی‌‌هایی که به تنهایی معجزه نمی‌کنند!

 

با استفاده از سرویس تلفن ابری، باری از دوش کارشناسان فناوری اطلاعات شرکت برداشته می‌شود و زمان بیشتری برای ارائه خدمت و تمرکز بر روی سایر سرویس‌های درون‌شبکه ای سازمان می‌ماند و در نهایت بهره‌وری نیروهای فناوری اطلاعات در شرکت شما افزایش پیدا می‌کند. به طور مثال اگر این سیستم تلفن ویپ به صورت محلی در شرکت مستقر باشد چالش‌هایی دارد که ممکن است تمرکز کارکنان بخش فناوری اطلاعات را از روی سایر سرویس‌های درون‌سازمانی دور کند.

۴- فرصت همکاری با هر فرد در هر نقطه از کشور را خواهید داشت

مرکز تلفن ابری این امکان را به شما می‌دهد تا بتوانید ارتباطات تلفنی خود را با اپراتورهایی پراکنده در نقاط مختلف کشور به صورت متمرکز بر روی یک سیستم تلفن جامع مدیریت کنید. فرض کنید یک کسب‌و‌کار کوچک آنلاین با موضوع مشاوره تحصیلی دارید و نوع فعالیت شما به گونه‌ای است که کارشناسان در یک محل حضور ندارند و در نقاط مختلف کشور مستقر هستند. مرکز تلفن ابری می‌تواند بدون اینکه فرد تماس‌گیرنده متوجه شود، از طریق تلفن گویا یا همان منشی دیجیتال ارتباط این فرد را با کارشناس مورد نظر برقرار کند.

۵- با پشتیبانی شبانه‌روزی بدون اختلال همیشه در دسترس هستید

تمام نرم‌افزارها و سرویس‌های ارتباطی برای اینکه بتوانند همیشه در دسترس باشند و با بهترین کیفیت، بدون اختلال در خدمت کسب‌و‌کارتان باشند، نیازمند پشتیبانی یک نیروی انسانی متخصص هستند. پشتیبانی سیستم‌هایی مثل مرکزتلفن VoIP به صورت کارشناس مستقر در شرکت یا به صورت پشتیبانی از راه دور هستند. کسب‌و‌کارهایی که به سراغ سیستم تلفن ویپ می‌روند معمولا بیشترین تعاملشان با مشتری از طریق تماس تلفنی است بنابراین پایداری در این سیستم بسیار حائز اهمیت است. مرکز تلفن ابری با توجه به اینکه به صورت خدمات SaaS است، با همان پرداخت حق اشتراک دوره‌ای به صورت شبانه‌روزی پشتیبانی می‌شود.

۶- افزایش فروش و کیفیت پاسخگویی با بررسی میزان رضایتمندی مشتریان

سیستم تلفن ابری به نوعی طراحی شده است تا مدیران هر بخش بتوانند گزارشی از عملکرد اپراتور و کارشناسان و همچنین اطلاعاتی از تجربه ارتباط مشتری با شرکت را داشته باشند. به طور مثال نظرسنجی پس از مکالمه می‌تواند اطلاعات خوبی را از میزان رضایت مشتریان نسبت به کیفیت و نحوه پاسخگویی به شما ارائه دهد. نرم‌افزارهای اختصاصی نظرسنجی خدمات به صورت تلفنی، صندوق صوتی دریافت انتقادات، پیشنهادات و شکایات و بررسی مکالمات ضبط شده از دیگر مواردی است که در مجموع می‌تواند میزان رضایت مشتریان و همچنین نارضایتی آنها را مشخص کند و بر این اساس در راستای افزایش رضایتمندی مشتریان برنامه‌ریزی‌های تحلیلی داشته باشید.

۷- سازماندهی کسب‌و‌کار کوچک و متوسط شما

همانطور که پیشتر گفته شد، مرکز تلفن ابری در کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط طرفدار بیشتری دارد. اینگونه کسب‌و‌کارها یا در ابتدای مسیر یا در نقطه ای از پیشرفت هستند. معمولا در این شرکت‌ها دپارتمان‌ها کمتر تفکیک شده اند و نیروی انسانی کمتری دارند. یکی از روش هایی که از این طریق می‌توانید کسب‌و‌کارتان را سازماندهی کنید، استفاده از خدمات مرکزتلفن VoIP است. سرویس‌هایی مثل تلفن گویا و صف انتظار تماس از جمله مواردی هستند که می‌توانند مسیری هوشمندانه از لحظه ورود تماس‌گیرنده تا ارتباط با کارشناس را تعیین کنند.

به طور مثال فردی با شرکت شما تماس می‌گیرد و قصد دارد ابتدا با بخش فروش نرم‌افزار ایکس صحبت کند. در زمان ورود منشی دیجیتال به صورت اتوماتیک خوشامدگویی می‌کند و نام شرکت را اعلام می‌کند. سپس با ذکر بخش‌های مختلف شرکت، فرد را به مقصد مورد نظر راهنمایی می‌کند. پیش از ارتباط با مقصد، کاربر ممکن است در یک صف تماس چند دقیقه در انتظار بماند. تمام این مراحل در حداقل زمان اتفاق می‌افتد اما گذر از این مسیر شما را در چشم فرد‌ تماس‌گیرنده قابل اعتماد و بزرگتر نشان می‌دهد.

افزایش فروش با سی آر ام ابری

بسیاری از سازمان ها برای مدیریت هر چه بهتر و ایجاد ارتباط سازنده تر با مشتریان از نرم افزارهای مدیریت مشتری استفاده می کنند. از مزایای تلفن ابری، هماهنگی  آسان آن با نرم افزارهای CRM جهت بهبود خدمات و سرویس رسانی بهتر در بخش ارتباط با مشتریان است. به عنوان نمونه، فرض کنید که شرکت شما به طور همزمان از نرم افزار مدیریت مشتری و مرکز تلفن ابری استفاده می کند. حال اگر مشتری ناراضی با شرکت تماس بگیرد، همزمان با دریافت تماس ورودی، صفحه ای از اطلاعات شخصی مشتری برای پرسنل شما نمایان می شود که چندبار به مشکل خورده است . اگر فرد تماس گیرنده از مشتریان قبلی شما باشد می توانید اطلاعات از قبل ذخیره شده او را ببینید اما اگر مشتری جدید باشد میتوانید اطلاعات شخصی وی را برای ارتباطات بهتر در آتی تکمیل کنید. بعلاوه، میتوانید با ارسال پیام های تشکر، ارائه کدهای پشتیبانی و دسترسی سریع به اطلاعات مشتریان، فروش و کیفیت مشتری مداری رو به سطح های بالای استاندارد برسانید.

ویژگی‌‌هایی که به تنهایی معجزه نمی‌کنند!

از مزیت‌های تخصصی مرکز تلفن ابری که بگذریم، این سیستم تلفن تحت‌شبکه ویژگی‌های عمومی دارد که می‌تواند کمک زیادی به پیشرفت کسب‌و‌کارها و استارتاپ‌ها کند. ویژگی‌هایی مثل منشی دیجیتال برای راهنمایی افراد به شخص یا دپارتمان مورد نظرشان، صف انتظار در مواقعی که اپراتورهای زیادی برای پاسخگویی ندارید، گزارش تحلیلی از وضعیت پاسخگویی، تماس‌های ورودی و خروجی و بسیاری ویژگی‌های دیگر که در کنار هم و با تحلیل نیازمندی‌های یک کسب‌و‌کار می‌توانند به افزایش کیفیت خدمات و افزایش فروش یک شرکت کمک بزرگی کنند. بدون شک استفاده از یک تکنولوژی‌ ارتباطی مثل مرکز تلفن ابری بدون تحلیل و بررسی به خودی خود نمی‌توانند در کسب‌و‌کارتان معجزه کنند. در ادامه به بررسی ویژگی‌های مرکز تلفن ابری می‌پردازیم، این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بتوانید نیازمندی ‌های خود را بهتر بشناسید و با کمک یک مشاور راهکارهای سیستم تلفن ابری به ایده‌آل های ذهنی خود برسید.

• تلفن‌ گویا

منشی دیجیتال یا تلفن‌گویا در واقع همان صدایی است که در ابتدای تماس ما با یک شرکت شروع به خوش‌آمدگویی، معرفی شرکت و ذکر بخش‌های مختلف شرکت می‌کند. به طور مثال: “سلام، شما با سرویس مرکز تلفن ابری نواتل تماس گرفته‌اید، برای ارتباط با بخش فروش عدد یک، بخش پشتیبانی عدد دو و ارسال فکس عدد سه را وارد کنید” در واقع تلفن‌گویا یکی از انواع خدمات ویپ است که جهت راهنمایی مشتریان به مقاصد مختلف به صورت ۲۴ ساعته در حال فعالیت است.

• صف تماس

یکی از مهمترین ویژگی‌های مرکز تلفن ابری، صف انتظار تماس است. حتما برای شما هم پیش آمده است که با یک شرکت تماس بگیرید و برای مدتی کوتاه در انتظار ارتباط با کارشناس مورد نظر باشید. معمولا در این زمان پیامی شبیه به “شما نفر چندم در صف هستید، لطفا دو دقیقه منتظر بمانید تا به اولین اپراتور پاسخگو متصل شوید” برایتان پخش می‌شود. البته گاهی به جای این پیام، از پیام‌های تبلیغاتی یا خبری نیز استفاده می‌شود که در واقع این موضوع وابسته به تصمیمات داخلی شرکت است. صف تماس در مرکزتلفن VoIP زمانی استفاده می‌شود که تعداد تماس‌های ورودی بیشتر از تعداد اپراتورهای پاسخگو باشد.

• گزارش‌گیری دقیق از تماس‌های ورودی، خروجی و داخلی به داخلی

تحلیل، بررسی و شناخت نحوه پاسخگویی اپراتورهای دپارتمان‌های مختلف به مدیران شرکت کمک می‌کند تا بتوانند تصمیمات بهتری برای بهبود عملکرد بخش فروش، پشتیبانی و … داشته باشند. ممکن است هر کسب‌و‌کاری مشکلاتی در تعاملات خود با مشتریان داشته باشد که بدون تحلیل و بررسی گزارش مکالمات امکان بر طرف کردن این مشکلات و ارتقای سطح کیفی پاسخگویی وجود نخواهد داشت. سیستم گزارش گیری تحلیلی مکالمات از جمله ویژگی‌های مهم مرکز تلفن ابری است که می‌تواند به هر کسب‌و‌کاری کمک کند.

• کنفرانس صوتی

در شرایط مختلف ممکن است امکان برگذاری جلسه حضوری یا تصویری وجود نداشته باشد، کنفرانس صوتی در مرکزتلفن VoIP این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید جلسات خود را به صورت صوتی بر روی بستر مرکزتلفن تحت‌شبکه برقرار کنید و فایل ضبط شده جلسه را بایگانی کنید.

• توسعه پذیری بالا

توسعه پذیری و انعطاف در یک سیستم تلفن ویژگی بسیار مهمی است که کمتر کسی به آن توجه می‌کند. یک سرویس نرم‌افزاری در یک شرکت نباید به صورت یک جزیره اختصاصی سرویس دهی کند، بلکه باید این امکان را داشته باشد تا بتواند با سایر سرویس‌های درون‌سازمانی ارتباط برقرار کند. فرض کنید در شرکت خود از نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری استفاده می‌کنید. ارتباط این سرویس با مرکز تلفن ابری می‌تواند مزایای زیادی را برای ارتباط بهتر با مشتریانتان داشته باشد. به طور مثال با ارتباط CRM و مرکزتلفن VoIP ابری می‌توانید یک نرم‌افزار پاپ‌آپ تلفنی داشته باشید. این نرم‌افزار به اپراتورهای پاسخگو کمک می‌کند تا پیش از آنکه گوشی تلفن را بردارند، با باز شدن یک نرم‌افزار بر روی کامپیوتر از اطلاعات شخصی و شرکتی فرد تماس‌گیرنده آگاه شوند.

• پنل آنلاین وضعیت اپراتور‌ها

بررسی لحظه‌ای وضعیت اپراتور‌های پاسخگو در مرکزتماس، بخش فروش یا بخش پشتیبانی به مدیران هر بخش کمک می‌کند تا بتوانند اتفاقات لحظه‌ای را در یک پنل هوشمند از عملکرد افراد مشاهده کنند. به طور مثال ممکن است یکی از مشتریان مهم شرکت در صف تماس منتظر باشد، مدیر سیستم می‌تواند این فرد را از صف تماس خارج و به اولین اپراتور آزاد متصل کند.

• صندوق صوتی

افراد پاسخگویی که تماسشان از طریق مرکز تلفن ابری مدیریت می‌شود این امکان را دارند که گاهی، به طور مثال زمانی که پشت میز خود نیستند تماس‌های ورودی خود را به سمت یک صندوق صوتی هدایت کنند. همچنین صندوق صوتی می‌تواند به عنوان صندوق دریافت انتقادات، پیشنهادات و شکایات بر روی منشی دیجیتال ایفای نقش کند. اطلاعات این صندوق صوتی بر روی مرکزتلفن VoIP ابری می‌تواند نکات خوبی را از نحوه خدمات شرکت به شما اعلام کند.

• ضبط مکالمات تماس

ویژگی ضبط مکالمه در سیستم تلفن ابری یک ویژگی پایه‌ای اما بسیار تاثیرگذار است. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا از نحوه برخورد کارکنان آگاه شوید یا در زمان بروز اختلاف بین تو گفت‌و‌گوی تلفنی، امکان شنیدن و حل اختلاف را داشته باشید.

• ارتباط با نرم افزار مدیریت مشتری (CRM)

به صورت کلی هیچ کدام از نرم‌افزار و سرویس‌های درون سازمانی نباید محدودیتی برای ارتباط با سایر سرویس‌های درون سازمانی داشته باشند. مرکز تلفن ابری می‌تواند با انواع نرم‌افزارهای یک کسب‌و‌کار مثل نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری CRM ارتباط برقرار کند. این ارتباط می‌تواند منجر به داشتن پاپ‌آپ تلفنی، ثبت شماره های تماس در CRM، خواندن اطلاعات مشتری از نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، بررسی وضعیت مالی و … شود. یک CRM در کنار مرکزتلفن ویپ می‌تواند بهترین خروجی را برای افزایش کیفیت خدمات و فروش در هر کسب‌و‌کار داشته باشد.

• کاهش هزینه مکالمات

اگر شرکت شما دارای چند شعبه در نقاط مختلف داخل و خارج کشور است نگران هزینه زیاد مکالمات بین شعبه‌ای خود نباشید. مرکزتلفن ابری این امکان را به شما می‌دهد تا بتوانید مکالمات درون سازمانی بر روی بستر اینترنت داشته باشید. فرقی نمی‌کند دفاتر شما در اصفهان، شیراز، تهران یا یک کشور خارجی باشد، زمانی که از طریق اینترنت به سیستم تلفن ویپ متصل هستید با گرفتن داخلی فرد مورد نظر امکان مکالمه را خواهید داشت.

• طراحی و برنامه نویسی ماژول‌های کاربردی

سیستم‌های تلفنی تحت‌شبکه این امکان را به کسب‌و‌کارها می‌دهند تا بر اساس نیازمندی‌های اختصاصی خود هرگونه ماژول و نرم‌افزاری را به کمک کارشناسان برنامه‌نویسی شرکت ارائه دهنده خدمات تلفن ابری شخصی‌سازی و پیاده سازی نمایند.

نکاتی که باید پیش از سوار شدن بر ابر تکنولوژی VoIP بدانید.

برای داشتن یک سرویس مرکز تلفن ابری با کیفیت باید در وهله اول یک اینترنت پایدار داشته باشید. تمام ارتباطات شما بر روی بستر اینترنت است بنابراین بدیهی است که یک اینترنت پر سرعت و پایدار از جمله نیازمندی‌های اولیه شما برای داشتن یک ارتباط تلفنی با کیفیت است. خدمات سرویس مرکز تلفن ابری به صورت اشتراک ماهیانه، فصلی یا سالیانه در اختیار شما قرار می‌گیرد، بنابراین شما مالک این مرکز‌تلفن نیستید. لازم به ذکر است اگر خط‌ثابت اینترنتی تهیه کنید، شما به صورت مادام‌العمر صاحب این این خط تلفن خواهید بود. کاربران شما می‌توانند از طریق گوشی موبایل، تبلت، کامپیوتر و تلفن سخت‌افزاری ویپ با مشتریان ارتباط برقرار کنند. انتخاب یکی از این راهکارها بر اساس سلیقه و تصمیم شما است. به صورت کلی برای دریافت خدمات مرکزتلفن ویپ ابری نیازی به هیچگونه سخت افزار ندارید، مگر در شرایط خاص و طبق تصمیماتی که برای کسب‌و‌کارتان گرفته اید. به طور مثال ممکن است شما یک مرکزتماس داشته باشید و برای سهولت در ارتباط با مشتریان، از هدست مرکزتماس برای پاسخگویی به تماس‌ها استفاده کنید.

قدم اول برای سوار شدن بر ابر تکنولوژی ویپ انتخاب یک شرکت ارائه دهنده این خدمات است. این قدم مهمی است که می‌تواند سرنوشت ارتباطات تلفنی شما را به هر شکلی رقم بزند. مرکز تلفن ابری نواتل یکی از سرویس‌های ارائه دهنده خدمات تلفنی مبتنی بر رایانش ابری است که می‌تواند تمام نیازمندی‌ ارتباطی هر کسب‌و‌کاری را پوشش دهد. برای سوار شدن بر ابر نواتل می‌توانید فرم مشاوره را پر کنید تا کارشناسان ما برای ارائه مشاوره رایگان بر اساس نیازمندی‌های اختصاصی‌تان با شما تماس بگیرند.