به کارگیری یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار یا همان BPMS در دنیای کسب‌وکار، این روزها به یک الزام تبدیل شده است چرا که همه مدیران سعی دارند با استفاده از روش‌های مختلف بازدهی تیم خود را افزایش داده و با کم‌ترین هزینه، به بالاترین درآمد برسند. طراحی، پیاده‌سازی، و گزارش‌گیری دقیق از فرایندها، یکی از اساسی‌ترین گام‌ها در رسیدن به این اهداف است. در ادامه به بررسی مفهوم و مزایای نرم افزار BPMS و یا همان سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار می‌پردازیم.
مدیریت فرایند کسب‌وکار چیست؟
نرم‌افزار BPMS، رویکردی ساختاریافته است که در یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد تا با طراحی، تحلیل، اجرا و بهینه‌سازی فرایندهای داخلی کارایی و انعطاف پذیری را تا حد امکان بالا ببرد. در صورت اجرای درست رویکرد BPMS، شرکت‌ها می‌توانند تا حد زیادی در مواجهه با تغییرات بازار خود را وفق داده و تهدیدها و فرصت‌ها را به خوبی شناسایی کنند.
توجه داشته باشید که BPMS یا همان اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار بیش از هر چیز به فرهنگ سازمانی شما بستگی دارد. این سیستم مدیریتی به عنوان یک رویکرد به شرکت شما چارچوبی می‌دهد که به واسطه‌ی آن بتوانید پیشرفت و بهبود مستمر داشته باشید.همچنین می‌توانید نقاط ضعف و قوت سازمان خود را به صورت دقیق شناسایی کنید.
مزایای استفاده از BPMS چیست؟
در حالت کلی مدیران در دنیای کسب‌وکار امروز، به سه دلیل جامع تصمیم به استفاده از یک سیستم BPMS می‌گیرند تا یک تجربه کاربری بهتر برای مشتری بسازند و ارزش‌های سازمانی را پیاده‌سازی کنند. این سه دلیل عمده عبارتند از:
-
- شفافیت در مسیر برنامه‌های استراتژیک سازمان و همسو شدن تمامی اعضای تیم با آن
- استفاده از منابع موجود در راستای اهداف
- نظم بیشتر در انجام امور روزانه‌ی تیم‌های متفاوت
همینطور به کارگیری ابزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار، مزایای زیر را برای یک سازمان دارد:
-
- تسریع فرایند ورود به بازار
- افزایش بهره‌وری، سودآوری و کیفیت
- بهبود تجربه مشتری و سطح خدمت رسانی
- ساده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار
- مدیریت ریسک‌ها
- برنامه ریزی دقیق و پربازده
ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار BPMS
سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار(BPMS) با ویژگی‌های خاص خود به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای کاری خود را به‌صورت مؤثر و کارآمد مدیریت کنند. در ادامه به مواردی از آنها اشاره شده است.
طراحی و مدل‌سازی فرایندها
یکی از ویژگی‌های مهم BPMS، طراحی و مدل‌سازی فرایندها است که به کاربران امکان می‌دهد فرآیندهای پیچیده سازمانی را به‌طور گرافیکی طراحی و شبیه‌سازی کنند. این تصویر واضح از جریان کار، در شناسایی سریع نقاط ضعف و گلوگاه‌ها به مدیران کمک می‌کند.
اتوماسیون و مدیریت وظایف
BPMS به‌طور خودکار وظایف مختلف را بین اعضای تیم تقسیم کرده و امور را پیگیری می‌کند تا مطمئن شود فرایندها در زمان درست و به روش بهینه انجام می‌شوند. این ویژگی باعث می‌شود که سازمان‌ها به راحتی کارهای تکراری را تشخیص داده و از دستور کار خارج کنند. همچنین این اطمینان حاصل می‌شود که هر کاری در زمان استاندارد خود انجام شود. علاوه بر این، نرم‌افزارBPMS امکان نظارت و گزارش‌دهی در زمان واقعی(real time) را فراهم می‌کند، که به مدیران اجازه می‌دهد روند پیشرفت فرایندها را به دقت پیگیری کرده و در صورت نیاز تصمیمات فوری اتخاذ کنند.
یکپارچگی با سیستم‌های دیگر
سیستم‌های BPMS، یک مزیت مهم دارند و آن قابلیت یکپارچه‌سازی یا Integration است. سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار، با انواع سیستم‌های مدیریتی مانند CRM یا همان مدیریت ارتباط با مشتریان، HRM یا همان مدیریت منابع انسانی و حتی ERP که سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی است، به صورت یکپارچه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
امکان شخصی سازی
یک سیستم BPMS که به درستی شخصی‌سازی شده باشد، بهینه‌سازی فرآیندها را تسهیل کرده و به کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت اجرای فرآیندهای کاری کمک می‌کند. پیاده‌سازی سیستم فرایند کسب‌وکار، یک الگوی واحد و مشخص ندارد و هر سازمانی، بنا به نیازها و شرایط خود می‌تواند آن را به کار بگیرد. هر کسب‌وکار فرآیندهای منحصر‌به‌فردی دارد که یک BPMS استاندارد، ممکن است به‌طور کامل نیاز آن را پوشش ندهد پس سعی کنید مطالعه کاملی در مورد BPMS داشته باشید تا بنا به شرایط کسب و کار، بهترین سیستم را طراحی کرده و مورد استفاده قرار دهید.
نقش BPMS در سئو و بازاریابی دیجیتال
BPMS می‌تواند به یکپارچگی داده‌ها کمک کند، که این مسئله برای کارشناسان مارکتینگ بسیار حائز اهمیت است. با استفاده از نرم‌افزار BPMS، تمامی اطلاعات و تجزیه و تحلیل‌ها از منابع مختلف مانند سیستم‌های CRM، پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی و ابزارهای تحلیلی در یک مکان جمع‌آوری می‌شوند. این داده‌ها می‌توانند به تیم‌های سئو و بازاریابی کمک کنند تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کرده و کمپین‌های هدفمندتری را راه‌اندازی کنند. از آنجایی که اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار(BPMS) امکان پیگیری و نظارت بر عملکرد فرایندها در زمان واقعی را فراهم می‌آورد، بازاریابان می‌توانند استراتژی‌های خود را سریع‌تر تنظیم کرده و به بهبود مستمر سئو و جلب مشتریان بیشتر بپردازند.
به طور مثال BPMS با ارائه داده‌های دقیق از ارتباط با مشتریان در گذشته، به بهینه‌سازی کمپین‌های پیامکی نیز کمک می‌کند. کسب‌وکارهایی که از پنل پیامکی برای SMS مارکتینگ استفاده می‌کنند، می‌توانند از اطلاعات BPMS برای ارسال پیامک‌های هدفمند بهره ببرند.
انتخاب و خرید بهترین نرم افزار BPMS
مهم‌ترین گام در این فرآیند، شناسایی نیازهای سازمانی و تعیین انتظارات از یک BPMS است. کسب‌وکارها باید مشخص کنند که آیا به یک سیستم کاملاً سفارشی‌سازی‌شده نیاز دارند یا یک راهکار آماده و استاندارد برایشان کافی است. همچنین، توجه به مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری سیستم قابل توجه است؛ زیرا BPMS باید قابلیت تطبیق با تغییرات آینده را داشته باشد. بررسی ویژگی‌هایی مانند رابط کاربری، امکان یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای دیگر، پشتیبانی از اتوماسیون، و سادگی در طراحی و مدیریت فرآیندها نیز از عوامل کلیدی در انتخاب یک سیستم مناسب هستند.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، نصبی یا ابری؟ کدام یک برای سازمان من مناسب‌تر است؟
برای انتخاب بهترین و امن‌ترین سیستم مدیریتی BPMS، باید هزینه‌ها، امنیت و پشتیبانی فنی این سیستم مورد بررسی قرار گیرد. برخی از سیستم‌ها به‌صورت ابری (Cloud-based) و برخی دیگر به‌صورت نصب‌شده روی سرورهای داخلی (On-premise) ارائه می‌شوند که هر کدام مزایا و چالش‌های خاص خود را دارند. سازمان‌ها باید هزینه‌های خرید، نگهداری و سفارشی‌سازی سیستم را ارزیابی کرده و مطمئن شوند که انتخاب آنها از نظر اقتصادی مقرون‌به‌صرفه است.
همچنین، بررسی سطح امنیت، مدیریت دسترسی کاربران، و قابلیت‌های تهیه نسخه پشتیبان از جمله مواردی است که نباید نادیده گرفته شود. در نهایت، وجود تیم پشتیبانی قوی و مستندات آموزشی برای استفاده بهینه از نرم افزار BPMS بسیار ضروری است تا سازمان بتواند بدون چالش‌های فنی، فرآیندهای خود را به بهترین شکل مدیریت کند.
افزودن دیدگاه