هر فرد موفقی می‌داند که موفقیت او به گروهی از افراد بستگی دارد که با هم کار می‌کنند. ( پل رایان)
همانطور که میدانید امروزه صاحبان کسب‌وکار به دنبال راه‌حل‌های برای کسب سود بیشتر هستند. کارآفرینانی که در کسب‌وکار خود موفق هستند. دو کار زیر را به خوبی انجام می‌دهند.
۱- پیش بردن اهداف تجاری به صورت استراتژیک
۲- استفاده از منابع موجود به صورت بهینه برای به دستیابی به سود بالا
با رشد کسب‌وکار، صاحبان آنها به دنبال راه‌حل‌هایی برای کاهش هزینه و حجم کاری بیش از حد هستند. اگر آنها وضعیت موجود را به خوبی تحلیل کنند متوجه خواهند شد که یکی از راه‌حل‌ها استخدام منشی مجازی به جای استخدام یک کارمند تمام وقت است که نقشی مهمی در مدیریت و کاهش هزینه‌ها دارد. با ما همراه باشید تا با دلایل اصلی استخدام منشی مجازی و اینکه چطور منشی مجازی مناسب را برای تکمیل نیازهای فعلی کسب‌وکار خود استخدام کنید آشنا خواهید شد.
منشی مجازی چیست؟
منشی مجازی یا دستیار اداری مجازی، مسئول ارائه کمک از راه دور به متخصصان و مدیریت کسب‌وکارهاست. وظایف آنها شامل انجام تحقیق و سازماندهی داده‌ها، تعامل با مشتریان یا مشتریان از طرف کارفرما و انجام وظایف اداری اضافی مانند به روزرسانی تقویم‌ها یا مرتب‌سازی اسناد است. از آنجایی که دستیاران مجازی به جای کارمندان، پیمانکاران مستقل هستند، مشتریان مسئولیتی در قبال مالیات، بیمه یا مزایای مربوط به کارمندان ندارند که این کار تاثیر بسزایی در کاهش هزینه‌ها دارد.
در بلاگ نواتل بخوانید: سرویس ارتباطات یکپارچه (UCaaS) نواتل
دلایل اصلی برای استخدام منشی مجازی چیست
بسیاری از صاحبان مشاغل معمولا به این فکر کرده‌اند که آیا باید منشی مجازی استخدام کنند یا خیر. خوب، وقتی کسب‌وکار شما در حال رونق است، برای مدیریت کارهای روزانه به کمک نیاز دارید یا به عبارتی به یک منشی مجازی نیاز دارید. به‌طور مثال شما هر روز کارهای تکراری مانند ارسال ایمیل به مشتریان جدید پاسخ دادن به ایمیل‌ها، قالب‌بندی و ارسال پست‌های وبلاگ خود، تعامل با فالوورهای خود در رسانه‌های اجتماعی، ارتباط با مشتریان بالقوه را انجام می‌دهید که این کارها و زمان زیادی از شما می‌گیرد. بنابراین بهترین گزینه برای شما استخدام منشی مجازی است.
۱- کاهش هزینه
به جای استخدام یک کارمند تمام وقت برای انجام یک کار کوچک، می توانید یک منشی مجازی استخدام کنید تا این کار را برای شما انجام دهد و فقط باید برای کاری که واقعاً انجام شده است به آنها پول بدهید. همچنین، از آنجایی که منشی مجازی از راه دور کار می‌کنند، لازم نیست برای فضای اداری و اینترنت و خرید تجهیزات اداری مانند رایانه یا تلفن هزینه کنید. در مقایسه با یک کارمند معمولی، دستیار مجازی هزینه کمتری دارد، زیرا نیازی به پرداخت هیچ گونه مزایای کارمندی ندارید.
۲- صرفه‌جویی در زمان
ما میدانیم که زمان با ارزش‌ترین دارایی ماست و نباید آن را در انجام کارهایی که در حوزه اطلاعات ما نیست، هدر دهیم. بهترین چیز در مورد استخدام دستیار مجازی این است که شخص دیگری تمام کارهای خسته‌کننده و فعالیت‌های غیراصلی شما را انجام می‌دهد بنابراین زمان بیشتری برای تمرکز روی رشد و ارتقای کسب‌وکار خود خواهید داشت.
۳- رشد کسب‌وکار
در میان دریایی از مربیان حرفه ای، یکی از دغدغه‌های اصلی صاحبان مشاغل و کارآفرینان این است که چگونه می‌توانم در صنعت جایگاه خود را حفظ کنم؟
چگونه می‌توانم در بازار به رشد بیشتری برسم؟ پاسخ ساده است می‌توانید خود را از کارهای طاقت‌فرسا روزمره رها کرده و آنها را به منشی مجازی خود محول کنید. این به شما زمان بیشتری برای تمرکز بر وظایف اصلی و استراتژی‌های تجاری می‌دهد که واقعاً می‌توانند مزیتی در یک بازار رقابتی به شما بدهند. بنابراین استخدام یک دستیار مجازی می‌تواند به شما کمک کند تا کنترل کسب‌وکار خود را بهتر به دست بگیرید و روی چیزهای مهم‌تری مانند افزایش درآمد خود تمرکز کنید.
۴- ارائه خدمات 24/7 به مشتریان
اکثر کسب‌وکارها مشتریانی دارند که در سراسر جهان پراکنده شده‌اند؛ اما وقتی کسب‌وکار و کارکنان شما فقط در یک منطقه قرار دارند، مقابله با نیازهای جهانی و مناطق زمانی بین‌المللی می‌تواند دشوار باشد. به عنوان مثال، اگر در تهران مستقر هستید، ساعات کاری شما برای مشتریان شما که در خارج کشور هستند متفاوت خواهد بود! تنها راهی که می‌توانید با این موضوع کنار بیایید این است که دفتر تهران شما 24 ساعته کار کند!
خوشبختانه، با استخدام منشی مجازی ماهر و مناسب از سراسر دنیا به راحتی می‌توانید به مناطق زمانی مختلف پاسخ دهید. به این ترتیب، شما و کارکنانتان می توانید تعادل خوبی بین کار و زندگی خود حفظ کرده و در عین حال بتوانید 24×7 به مشتریان رسیدگی کنید!
5-همکاری انعطاف‌پذیر
دستیاران مجازی برنامه کاری انعطاف‌پذیری دارند، به این معنی که می‌توان آن را با توجه به نیازهای تجاری خود استخدام کنید یعنی می‌توانید به صورت پروژه‌ای یا ساعتی با آنها قرارداد ببندید و همچنین می‌تواند چندین راه‌حل دیگر را برای نیازهای کسب‌وکار به شما ارائه دهد:
- تفاوت منطقه زمانی انعطاف‌پذیری بیشتری را در مدیریت کار به شما ارائه می‌دهد.
- برنامه‌های کاری قابل تنظیم که می‌تواند عملکرد را به حداکثر برساند و خروجی را همراه با مدیریت هزینه ها افزایش دهد.
وظایف منشی مجازی چیست؟
- مدیریت رسانه های اجتماعی مانند ارسال محتوا
- طراحی گرافیک (ایجاد گرافیک برای همراهی با پست های رسانه های اجتماعی)
- پشتیبانی مشتری
- وظایف اداری
- برنامه ریزی قرار ملاقات ها
- ورود و مدیریت داده ها
- زمان‌بندی پست‌های وبلاگ (و اشتراک‌گذاری‌های اجتماعی برای پست‌های وبلاگ مذکور)
- مدیریت انجمن (مدیریت گروه فیس بوک و ارسال محتوا)
- سازماندهی فایل ها
- ویرایش صدا و تصویر
- نوشتن محتوا
- رسیدگی به تماس های دریافتی
- پاسخ دادن به ایمیل ها
- فاکتورهای مشتری را بنویسید و ارسال کنید
- مدیریت تقویم
- پیشتاز توسعه
- تماس با اینفلوئنسرها برای مشارکت احتمالی
- پاسخگویی به تماس های فروش
- پست مهمان و وبلاگ نویسی مهمان
- پاسخ به به نظرات و پیام ها در شبکه های اجتماعی
- تحلیل رقبا
زمان مناسب برای استخدام منشی مجازی برای کسب‌وکار شما چه زمانی است؟
امیدواریم اکنون مشخص شده باشد که منشی مجازی می توانند فشار کاری شما را کاهش دهند و سهم مثبتی در موفقیت کسب و کار شما داشته باشند.
اما زمان مناسب برای استخدام چه زمانی است؟
- زمانی که باید کاری را انجام دهید که در آن مهارت ندارید یا زمانی که در حال انجام کاری هستید که دوست ندارید.
- زمانی که در مدیریت روزمره خود با مشکل مواجه هستید. شما غرق در کارهای تکراری و غیر اصلی هستید که نمی توانید روی کارهای ضروری تر و با اولویت بالا تمرکز کنید.
- زمانی که می خواهید به سرعت کسب و کار خود را گسترش دهید.
- زمانی که ساعت های طولانی به طور منظم کار می کنید. و زمانی برای خانواده و دوستان ندارید.
روش استخدام منشی مجازی چیست؟
بهترین راه برای پیدا کردن منشی مجازی این است که از یک شرکت معتبر برای انتخاب منشی مجازی مناسب کمک بگیرید، زیرا احتمال بیشتری دارد فرد مناسبی که به دنبال آن هستید را پیدا کنید،اما گزینه دیگر با توجه به دیجیتالی شدن کسب وکارها استفاده از تلفن گویا با قیمت مقرون بصرفه‌تر نسبت به منشی مجازی و امکاناتی از جمله صدای ضبط شده از پیش تعیین شده یا اضافه کردن صدای ضبط شده زنده، تعیین جنسیت گوینده و… است.
افزودن دیدگاه