حتما در سایت‌های کاریابی با عنوان شغلی منشی مجازی برخورد داشته‌اید. استخدام منشی مجازی، به ویژه پس از همه‌گیری کرونا و باب شدن سیستم دورکاری در ایران، مورد استقبال بسیاری از مدیران قرار گرفت. این کارمند که به صورت ریموت به وظایف خود می‌پردازد، می‌تواند بسیاری از هزینه‌ها را کاهش داده و به پیشبرد کارهای اداری کمک شایانی کند. در این مقاله به مزایا و معایب منشی دور کار پرداخته و دستورالعملی جهت افزایش بازدهی یک منشی مجازی ارائه می‌دهیم.
منشی مجازی چیست؟
منشی مجازی، نیرویی است که به صورت دورکاری، پاره وقت یا نیمه وقت، استخدام می‌شود و همه‌ی وظایف یک منشی و کارمند اداری را طبق تعهدات انجام می‌دهد؛ با این تفاوت که حضور فیزیکی در شرکت ندارد و مانند هر نیروی دورکار دیگری، با استفاده از تکنولوژی‌های مختلف مثل مرکز تلفن ابری، فکس اینترنتی، سی آر ام ابری و… هماهنگی‌های لازم با سایر نیروها را در بستر اینترنت انجام می‌دهد.
بسیاری از افراد، عبارت منشی مجازی را مرتبط با ابزارهای هوش مصنوعی می‌دانند که به Virtual assistant معروف است. در حالی که در فضای کسب و کار این روزهای ایران، منشی مجازی یک نیروی انسانی است که صرفاً داخل شرکت حضور ندارد و تمامی وظایف خود را به صورت دورکاری و در فضای ابری انجام می‌دهد.
چک لیست وظایف منشی مجازی
منشی دورکار، وظایفی مشابه با یک منشی واقعی دارد و دورکار بودن این نیرو، به معنای کمتر شدن دایره‌ی مسئولیت‌های او نیست. اگر چه مسئولیت‌های یک منشی به اقتضای نیازهای هر شرکت متفاوت است، اما به طور کلی چک لیستی از وظایفی که می‌توانید به منشی مجازی محول کنید، در زیر آورده شده تا دیدگاه دقیق‌تری نسبت به آن پیدا کنید:
-
- رسیدگی به کلیه‌ی تماس‌های ورودی و خروجی
- بررسی و پاسخگویی به ایمیل‌های سازمانی
- امور مرتبط با پرداخت قبوض، رزرواسیون و…
- انجام هماهنگی سفرهای کاری پرسنل و مدیران
- سازماندهی فایل‌ها و اسناد
- هماهنگی جلسات درون و برون سازمانی
- صحبت با مشتریان
- ثبت و پیگیری سفارشات
- مدیریت صفحات (در برخی شرکت‌ها)
- و…
ویژگی‌های یک منشی دورکار حرفه‌ای
هر نیروی دورکاری باید این روحیه را داشته باشد که بدون اینکه کنترل مستقیمی باشد، به بهترین شکل مدیریت زمان انجام دهد تا به اموری که به او محول شده، رسیدگی کند.دورکار بودن منشی مجازی، نباید دلیلی بر جدی نگرفتن این شغل شود. هم از سمت کارفرما و هم منشی، نیاز است مسئولیت‌پذیری متقابلی مشاهده شود. منشی مجازی موظف است در طول زمان کاری مقرر، در یک مکان ساکت و مناسب، به انجام وظیفه بپردازد، تا با تمرکز بالا به اندازه‌ی یک منشی تمام وقت، بازدهی داشته باشد.
تسلط به امور اداری و کامپیوتری، حداقلی‌ترین قابلیتی است که یک منشی، چه مجازی و چه تمام وقت، باید داشته باشد. اما از آن‌جایی که یک منشی دورکار تمامی امور مربوط به کار را از طریق فضای ابری، اپلیکیشن‌های مختلف و… انجام می‌دهد، باید تسلط بالاتری به این موارد داشته باشد.
دورکار بودن منشی مجازی و ارتباط کمتری که با سایر پرسنل دارد، حکم می‌کند که معاشرت قوی‌تری داشته باشد تا از راه دور هم بتواند روی افراد تاثیرگذار باشد؛ در غیر این صورت انجام هماهنگی‌ها عملاً غیرممکن است.
استفاده از منشی مجازی برای چه کسب و کارهایی ضرورت دارد؟
بدیهی است که اگر شما یک کسب و کار آنلاین باشید و دفتر حضوری‌ای برای استقرار همکاران خود نداشته باشید، وجود یک منشی مجازی پیگیر، آموزش‌دیده و حرفه‌ای، برای رسیدگی به امور مختلف و هماهنگی بین چندین و چند نیروی دورکار، ضروری است.
از طرفی، در صورتی که سیستم کاری شما حضوری باشد، منشی مجازی در مجموع هزینه‌های بسیار کمتری در مقایسه با منشی حضوری دارد. در واقع شما در ازای خدماتی با کیفیت یکسان، حقوق کمتری به منشی دورکار پرداخت می‌کنید، در اکثر مواقع ملزم به بیمه کردن این نیرو نیستید و فضای فیزیکی در محیط کاری شما اشغال نمی‌شود.
مزایای منشی مجازی
کارمندان دورکار، مزایای بسیاری در قیاس نیروهای مستقر در شرکت دارند. از کاهش هزینه‌ها گرفته تا افزایش بازدهی. نکته اینجاست که منشی‌های مجازی معمولا تحت نظر یک شرکت دیگر استخدام شده و آموزش داده می‌شوند تا امور محوله را برای چندین شرکت به عنوان یک خدمت آنلاین انجام دهند.
در چنین شرایطی شما مطمئن خواهید بود که منشی دورکار شما کاملا حرفه‌ای و آموزش‌دیده است و از طرفی مجموعه‌ی میزبان موظف خواهد بود تا در صورت مرخصی یک نیرو، بلافاصله، منشی مجازی جایگزین را به شما معرفی کند، تا حتی برای یک روز هم امور شما به تاخیر نیافتند.
چالش‌های انتخاب منشی دورکار برای سازمان
با اینکه در 5 سال اخیر و بعد از پاندمی کرونا، دورکاری و مدیریت آنلاین کسب و کارها بسیار مرسوم شده اما با این حال هم از سوی کارفرمایان و هم کارمندان قصورها و ناهماهنگی‌هایی صورت می‌گیرد که در فضای ابری و به صورت مجازی، پررنگ‌تر می‌شوند. به طور مثال اگر امور به آخرین لحظه‌ی ددلاین آن‌ها موکول شود، ضعیف شدن اینترنت و.. می‌تواند کلیه‌ی برنامه‌ها را مختل کند.
همچنین در نظر داشته باشید که وقتی یک سازمان تصمیم می‌گیرد از تکنولوژی‌هایی جهت تغییر روندهای کاری استفاده کند، باید در کنار رویکرد مدیریتی، امکانات و تجهیزات مربوطه رانیز آپدیت کند.
نقش تلفن ابری در بهبود عملکرد نیروی دورکار
تلفن ابری نواتل، یک خط ثابت است که به هیچ سخت افزار و مکان فیزیکی‌ای وابسته نیست. برای برقراری تماس‌های ورودی و خروجی با یک خط اینترنتی یا همان خط ابری، فقط به یک تلفن همراه نیاز دارید که اپلیکیشن اختصاصی نواتل را بر روی آن نصب کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوید. برای آشنایی بیشتر با خط تلفن ابری نواتل، می‌توانید سایر مقالات نواتل را مطالعه فرمایید.
ضرورت ارتباط منشی دورکار با بقیه افراد تیم
منشی مجازی باید با سایر افرادی که به صورت حضوری و غیرحضوری در شرکت فعالیت دارند، ارتباطی موثر برقرار کند. ارتباطات درون‌سازمانی برای نیروهای دورکار همواره چالشی بزرگ است. متعهد بودن همه افراد تیم به یک ابزار مشترک برای برقراری ارتباطات و یکپارچه بودن فرایندها، می‌تواند به بازدهی بیشتر منشی مجازی بی‌انجامد. اپلیکیشن اختصاصی نواتل، به عنوان یک ابزار یکپارچه، در کنار قابلیت برقراری تماس، به عنوان یک پیام‌رسان برای هماهنگی‌های درون سازمانی نیز می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد.
دفتر کار مجازی، راه حلی برای افزایش بازدهی منشی دور کار
منشی دورکار، اگرچه می‌تواند در سازمان شما مفید واقع شود، اما این فایده مشروط به داشتن زیرساخت‌های فرهنگی و همینطور فنی است. این زیرساخت‌ها باید فرایندهای کاری منشی مجازی را تا حدامکان ساده کند و از طرفی به مدیران امکان آنالیز وضعیت تسک‌های محول شده و کیفیت انجام آن‌ها را بدهد.
مرکز تلفن ابری با امکانات بی‌نظیری که دارد، انعطاف پذیری شرکت شما را تا حد زیادی بالا می‌برد تا دورکاری به یک گزینه‌ی قابل اتکا در مدیریت پرسنل و پیشبرد اهداف سازمانی تبدیل شود. از جمله امکانات دفتر کار مجازی و مرکز تلفن ابری که مورد توجه صاحبان بیزینس‌های مختلف قرار گرفته است، در ادامه لیست شده است:
-
- امکان استفاده از پیش شماره‌ی معتبر 8280
- دسترسی به خط تلفن تنها با نصب اپلیکیشن اختصاصی نواتل
- دریافت نوتیف تماس‌ها از طریق اپلیکیشن
- پنل مدیریتی جامع
- اتصال به مرکز تماس ابری
- قابلیت ضبط مکالمات و مانیتورینگ تماس‌ها
- یکپارچه‌سازی کلیه‌ی راه‌های ارتباطی درون و برون سازمانی
- قابلیت ویدئو کنفرانس
برای آشنایی بیشتر با دفتر کار مجازی و امکاناتی که نواتل در راستای بهبود عملکرد منشی مجازی و سایر نیروهای دورکار در اختیار شما می‌گذارد، با ما در تماس باشید.
افزودن دیدگاه