چطور بهترین تلفن گویا ارزان داشته باشیم؟

بهترین تلفن گویا را می‌شناسید؟ ابتدا باید گفت پشتیبانی از مشتری برای یک کسب و کار موفق بسیار مهم است. مشتریان سوالاتی دارند که باید در اسرع وقت به آنها پاسخ داده شود. متداول ترین راه برای دریافت پاسخ هر سوال از طریق تماس تلفنی است. هر کسب‌وکاری برای رسیدگی به شکایات مشتریان و ترافیک بالای تماس‌ها تلاش می‌کند.  هنگامی که ترافیک تماس مشتری افزایش می یابد، ضروری است که ترافیک را به خوبی مدیریت کنید، سیستم تلفن گویای نواتل راهی برای مدیریت و حفظ این ترافیک است. تلفن گویا هوشمند را میتوان پایه و اساس، و یکی از مهمترین ارکان ساختار مدیریت ارتباط با مشتریان دانست. تلفن گویا به سازمان ها یاری می رساند با مکانیزه سازی پاسخگویی به مخاطبین از طریق خطوط تلفنی سازمان، در سطح وسیعی در هزینه نیروی انسانی صرفه جویی نموده و همچنین قادر باشند بصورت همزمان به تعداد نا محدودی از مخاطبین بصورت پویا و بر اساس نیاز هر مخاطب پاسخگویی مناسب را داشته باشند.

تلفن گویا (IVR) چیست؟

تلفن گویا یک منوی صوتی از پیش ضبط شده را در اختیار مشتریان قرار می دهد. مشتریان از طریق صفحه کلید تلفن خود در منو حرکت می کنند و گزینه مناسب را انتخاب می کنند. اگر تماس‌گیرنده از پاسخ‌های از پیش ضبط‌شده ناراضی باشد، تلفن گویا آنها را به عوامل مربوطه متصل می‌کند که می‌توانند کمک کنند.تلفن گویا سیستمی است که قادر به مسیریابی تماس ها به بخش های مربوطه است. این سیستم به مشتریان اجازه می دهد تا با یک دستیار مجازی کامپیوتری ارتباط برقرار کنند. در واقع تلفن گویا به عنوان یک توزیع خودکار تماس عمل می کند.

بیشتر بخوانید:تلفن گویا IVR چیست؟|روش راه اندازی تلفن گویا

عوامل مهم در کارکرد بهترین تلفن گویا

سیستم تلفن گویا با جمع آوری اطلاعات مشتری قبل از انتقال تماس به بخش مربوطه، تماس های ورودی را به طور موثر مدیریت می کند. برای راه اندازی تلفن گویای سازمان و یا کسب و کار شما سه نکته مهم وجود دارد که باید توجه کرد که در ادامه به معرفی و شرح هر یک و تاثیر را ان بر روی مخاطب می پردازیم.

شرکت ارائه دهنده تلفن گویا

تلفن گویا (IVR) می تواند نقش بسزایی در بهبود تجربه مشتری و کیفیت تعاملات شما داشته باشد. مسائل مختلفی می توانند کسب و کار شما را در برگیرند، از لوگو گرفته تا روابط عمومی، کارکنان و محصولات همه می توانند در رشد و شکوفایی برند شما موثر باشند. با این حال، واحدهایی که مستقیما با مشتری در ارتباط هستند، مانند بازاریابی، فروش و پشتیبانی بیشترین تأثیر را بر برند شما می گذارند. کیفیت سیستم تلفن گویا ، مدیریت کسب و کارتان را آسان تر و کارآمدتر خواهد کرد.

ما به دلایل زیر تلفن گویای نواتل را به شما معرفی می کنیم:

• راه اندازی بسیار ساده و سریع ولی قدرتمند با تکنولوژی روز دنیا
• تعریف تعداد نا محدود سناریو های مختلف
• قابلیت اجرای سناریو های مختلف بر حسب شروط
• مشتری پسند بودن
• مدیریت انتقال تماس مناسب از سمت مشتری
• بدون خطاهای انتقال
• بهبود خدمات مشتری و کارایی نماینده شرکت
• مقرون به صرفه بودن
• افزایش درآمد
• و . . .

 سناریو و یا چارت تماس

يكي از روش‌هاي ارائه اطلاعات مورد نياز مراجعين هر سازمان، ارائه از طريق سيستم‌هاي اطلاع رساني گويا است. تماس گيرندگان با تلفن گويا، قادر خواهند بود با راهنماييهايي كه اين سيستم در اختيارشان قرار مي‌دهد به اطلاعات مورد نياز خود از طريق درختواره اطلاعاتي، دسترسي پيدا كنند.

در تعریف سناریو سیستم تلفن گویا ، مراقب ایجاد منوی بیش از حد پیچیده باشید.  در حالی که تلفن گویا می تواند جریان تماس را ساده کند، اگر سیستم پیام رسانی خودکار بیش از حد پیچیده باشد، می تواند تماس گیرندگان را نا امید کند. پیام‌های از پیش ضبط‌شده طولانی ممکن است، زمان زیادی را از تماس‌گیرندگان بگیرد و آنها را برای انتخاب گزینه مورد نظر خود منتظر بگذارد و این باعث رضایت کمتر مشتری می شود. در ادامه نکات مهمی که باید در متن و یا سناریو تلفن گویا مد نظر قرار دهید را به طور مختصر شرح داده ایم.

• متن خلاقانه ایجاد کنید

شما با گروه طراحی سایت فلان تماس گرفته اید، برای ارتباط با واحد پشتیبانی عدد یک و… این ساده ترین متنی است که نوشته و اجرا می شود. کمی وقت به خرج دهید و با همفکری همکاران به متنی جذاب دست پیدا کنید. مطمئن باشید صرف کمی زمان و انرژی نتایج چشم گیری به همراه می آورد.

• انتهای پیام را باز نگذارید

پیام شما می بایست رسا، گویا و به طور کامل مفهوم باشد. چندین و چند بار فایل صوتی مورد نظر را بشنوید و ایرادات آن را برطرف نمایید. به صورت تستی فایل ضبط شده را در اختیار چند نفر از مشتریان قرار دهید و نظر آنها را در این رابطه بخواهید.

• مکث طلایی داشته باشید

نیازی به بیان سریع و ادای همه کلمات وجود ندارد، اجازه پردازش کلمات را به ذهن مشتریانتان بدهید و زمانی را به منظور تامل در انتخاب دپارتمان های مورد نظر لحاظ کنید.

• موزیک متناسب انتخاب نمایید

بدانید که چه موزیکی در چه جایگاهی مورد استفاده قرار می گیرد. انتخاب موزیک مورد نظر بسته به جنس مشتریان و بازه زمانی که در آن هستید بسیار تعیین کننده است. پخش آهنگ های بسیار شاد در آنجایی که مشتری دچار هیجانات و اضطراب ها گوناگون است تنها موجب تشدید وخامت اوضاع می گردد. آهنگی را انتخاب کنید که نشان دهنده برند و شخصیت مجموعه شماست.

• به مشتری آگاهی دهید

با مشتری همانند یک مکالمه رودررو مکالمه نمایید. در صورتی که برای برقراری ارتباط نیازبه صرف زمان بیشتر است به مخاطب اعلام کنید که قرار است به چه میزان پشت خط معطل بماند. همچنین می توانید به مخاطب اعلام کنید که در حال پیدا کردن مناسب ترین فرد برای رسیدگی به درخواست شما هستیم. به طور خلاصه به مشتری آگاهی دهید و او را از بلاتکلیفی خارج کنید.

• وقت مشتری با بابت گرفتن اطلاعات تکراری هدر ندهید

سعی کنید با اتصال به سی ار ام اطلاعات را بصورت خودکار به دست اورید و یا در صورتی که در بخشی منشی تلفن گویا اطلاعاتی مانند کد ملی، شماره اشتراک، شماره تیکت و… را دریافت می کنید، در سایر بخش ها توسط اپراتورها اطلاعات را دریافت نکنید. این کار علاوه بر اتلاف وقت مشتری، باعث کاهش بهره وری و اعتبار مجموعه شما در نزد مشتریان می گردد.

• صدای ضبط شده

صدای ضبط شده تلفن گویا بخشی است که مشتری در اولین تعامل با برند شما می شنود و اولین ارتباط، تاثیر بسزایی در حک شدن اسم برند در ذهن مشتریان دارد. برای انجام این کار، می توانید از صدای کارمندان خودتان بهره ببرید. همچنین، از یک شرکت حرفه ای بخواهید تا این کار را برایتان انجام دهد.

آماده سازی فایل صوتی

اما به عنوان مدیر یک کسب و کار برای آماده سازی فایل صوتی حساسیت لازم را به خرج دهید و موارد زیر را مدنظر قرار دهید.

• از گویندگان حرفه ای استفاده نمایید

صدای مورد نظر بایستی در استودیویی حرفه ای و به وسیله گویندگان حرفه ای تیزرهای صوتی آماده گردد. گوینده مورد نظر باید دارای تن صدای مناسب باشد، اصول گویندگی را بداند و بشناسد و نسبت به ادای صحیح کلمات مهارت کامل داشته باشد تا علاوه بر جذابیت فایل صوتی، احساس خوبی را به مشتری منتقل کند.

• جنسیت گوینده را مشخص نمایید

بسته به زمینه فعالیت و جنس مشتریان، جنسیت گوینده را مشخص نمایید، برخی کسب و کارها به دلیل برخی شرایط نیاز به استفاده از گوینده آقا و در برخی سازمان ها نیاز به استفاده از گوینده خانم وجود دارد. پس در ابتدا بدانید که نیاز مجموعه شما کدام است.

• لحن و صدای مخصوص کسب و کار خود را داشته باشید

برای موقعیت هایی که با مشتری مانند پشتیبانی و بازاریابی در ارتباط هستید، مهم است که صدای تلفن گویا شما، لحن خاصی را به تصویر بکشد. به عنوان مثال، اگر در محصول یا خدماتی که می فروشید، لحن صدای شاد مناسب است، از این لحن استفاده کنید. هنگامی که با چالش هایی مانند قطع سرویس مواجه می شوید، می توانید پیام هایی را ضبط کنید که لحن اطمینان یا عذرخواهی بیشتری دارند.

• پیام زنده ضبط کنید

از ضبط صدای سرد و بی روح شدیدا خودداری کنید. صدای ضبط شده نباید حالت ماشینی داشته باشد، به گونه ای پیامتان را آماده نمایید که گویی مخاطب در همان لحظه پیش روی شماست.

• صدای تلفن گویا واضح و حرفه ای ضبط شود

ضبط صدای تلفن گویا مناسب به معنای تعاملی و حرفه ای بودن کسب و کار شما است. این نه تنها به مشتریان کمک می کند تا پیام شما را به درستی درک کنند، بلکه معروفیت کسب و کار شما را افزایش می دهد. مشتریان انتظار ندارند وقتی با شرکت شما تماس می گیرند صدای ضبط شده غیرحرفه ای بشنوند. آنها ممکن است تجربه بدی از شرکت شما بدست آورند و اگر هنگام تماس با یکی از موارد زیر مواجه شوند، تماس را قطع کنند:

• • ضبط صدای غیرحرفه ای
  • صدای ضبط شده نامشخص یا مبهم
  • شنیدن صدای تکراری و خسته کننده
  • اپراتور انسانی را حفظ کنید

هنوز هم تعداد زیادی از مشتریان تمایل به ارتباط مستقیم با اپراتور انسانی دارند پس در تمامی بخش ها امکان ارتباط سریع با اپراتور را فراهم آورید. این موضوع برای بسیاری از مشتریان باعث افزایش رضایتمندی می گردد.

کلام آخر

قابلیت عملی شدن یک تلفن گویای خوب به صورت مستقیم به کیفیت طراحی چارت تلفن گویا، متن تلفن گویا و صدای استفاده شده برای انتقال پیام طراحی شده در بستر یک شرکت معتبر ارائه دهنده سرویس تلفن گویا مانند نواتل بستگی دارد .