شماره DID یک شماره تلفن مجازی است که تماسها را بدون نیاز به خط فیزیکی جداگانه، مستقیماً به داخلیهای مختلف یک سازمان متصل میکند. این یعنی اگر مشتری قصد داشته باشد فوراً با یکی از بخشهای سازمان بهصورت مستقیم ارتباط برقرار کند، دیگر لازم نیست در صفهای سرویس تلفن گویا منتظر بماند؛ بلکه میتواند با شمارهگیری DID مربوطه، سریعتر و بهصورت مستقیم به مقصد موردنظر هدایت شود. این فناوری میتواند تأثیرات مثبتی در تجربه مشتریان و کارمندان شما ایجاد کند. در این مقاله، بررسی میکنیم شماره DID چیست و چه مزایایی برای کسبوکار دارد.
شماره DID چیست؟
DID مخفف عبارت Direct Inward Dialing به معنای «شمارهگیری مستقیم داخلی» است. با استفاده از شمارههای DID، هر بخش یا حتی هر کارمند میتواند شماره اختصاصی خود را داشته باشد. این فناوری به شما امکان میدهد تا بدون سرمایهگذاری روی زیرساختهای پیچیده تلفنی، دهها یا حتی صدها شماره مختلف برای سازمان خود داشته باشید.
برای مثال، فرض کنید شرکت شما فقط یک خط تلفن ثابت دارد، اما میخواهید بخش فروش، پشتیبانی و حسابداری هرکدام شماره جداگانهای داشته باشند تا مشتریان بدون مواجهه با منوی صوتی، مستقیماً با آنها تماس بگیرند.
با فناوری DID میتوانید سه شماره مختلف بگیرید که مخصوص هر بخش باشد. درواقع، یعنی بدون نصب سیمکشی جدید یا خرید خط اضافی، سه شماره مستقل خواهید داشت.
شماره DID چگونه کار میکند؟
شماره DID بر اساس یک اصل ساده کار میکند: تفکیک مسیر تماس بدون نیاز به خط تلفن جداگانه.
وقتی شخصی به یک شماره DID زنگ میزند، مراحل زیر اتفاق میافتند:
۱. شناسایی شماره: سیستم تلفنی شما (سانترال یا مرکز تلفن ابری) شمارهای که گرفته شده را تشخیص میدهد؛ مثلاً 02182804042.
۲. مسیریابی هوشمند: بر اساس تنظیماتی که از قبل انجام دادهاید، تماس خودکار به مقصد مشخص هدایت میشود؛ مثلاً به داخلی بخش پشتیبانی یا مستقیماً به داخلی اختصاصی یک کارمند خاص.
۳. اتصال مستقیم: تماسگیرنده بدون هیچ منوی صوتی یا انتظاری، به فرد یا بخش موردنظر وصل میشود.
تمام این فرآیند روی همان زیرساخت تلفنی شما اتفاق میافتد. یعنی فقط یک خط SIP برای کسبوکار دارید، اما میتوانید ۱۰، ۵۰ یا حتی ۱۰۰ شماره DID مختلف داشته باشید که هر کدام مربوط به یک داخلی یا شخص خاص در سازمان است.
شماره DID چه تفاوتی با شماره معمولی دارد؟ چرا باید از آن استفاده کنیم؟
تفاوت شماره DID با یک شماره تلفن معمولی در نحوه هدایت تماس و کاربرد آن در کسبوکارهاست. منظور از شماره معمولی، همان شمارهای است که تماسهای ورودی را دریافت میکند. وقتی کسی با این شماره تماس میگیرد:
تماس ابتدا به یک خط یا یک مرکز پاسخگویی میرسد.
بعد از آن، یا باید بهصورت دستی به فرد مورد نظر وصل شود، یا تماسگیرنده وارد صف انتظار و تلفن گویا میشود.
بنابراین، اگر تعداد تماسها زیاد باشد، معمولاً معطلی و سردرگمی ایجاد میشود.
اما استفاده از شماره دیآیدی در چنین شرایطی باعث میشود:
- تماسها سریعتر پاسخ داده شوند.
- فشار روی اپراتور یا منشی کاهش پیدا کند.
- ساختار ارتباطی شرکت منظمتر و شفافتر باشد.
| ویژگی | شماره تلفن معمولی | شماره DID (اینترنتی/ابری) |
|---|---|---|
| نیاز به خط فیزیکی | هر شماره نیاز به یک زوج سیم مجزا دارد. | چندین شماره روی یک بستر اینترنتی فعال میشوند. |
| هزینه راهاندازی | هزینه بالای سیمکشی و سختافزار. | بدون نیاز به تجهیزات و کابلکشی اضافی. |
| مسیریابی تماس | محدود به منوی صوتی (IVR) یا انتقال دستی. | مسیریابی خودکار و مستقیم به داخلی موردنظر. |
| انعطافپذیری | فرآیند تغییر یا افزایش خطوط بسیار زمانبر است. | افزودن شماره جدید در کوتاهترین زمان امکانپذیر است. |
| مقیاسپذیری | محدود به ظرفیت فیزیکی مخابرات و ساختمان. | قابلیت ارتقا و افزودن صدها شماره بدون محدودیت. |
| هزینه ماهانه | پرداخت حق اشتراک مجزا برای هر خط. | هزینه مقرونبهصرفه در قالب بستههای اشتراکی. |
| مدیریت متمرکز | مدیریت دشوار و پراکنده خطوط. | مدیریت یکپارچه تمامی شمارهها از یک پنل واحد. |
استفاده از شماره DID چه مزایایی دارد؟
برای کسب و کار
۱. کاهش هزینهها تا ۶۰٪: نصب و نگهداری خطوط تلفن سنتی هزینهبر است. با DID فقط یک زیرساخت دارید با دهها شماره. این یعنی حذف هزینههای نصب، تعمیر و اشتراک ماهانه چندین خط.
۲. افزایش بهرهوری تیم: وقتی تماسها مستقیماً به فرد یا بخش مناسب میرسند، کارمندان وقت خود را صرف پاسخ به تماسهای نامرتبط نمیکنند.
۳. مقیاسپذیری سریع: اگر کسبوکارتان در حال رشد است یا میخواهید بخش جدید راهاندازی کنید، میتوانید در عرض چند دقیقه شماره جدید اضافه کنید.
برای مشتری
۱. صرفهجویی در زمان: مشتری خیلی سریع و مستقیماً با کسی که میخواهد صحبت میکند؛ نه منوی صوتی، نه انتقال، نه انتظار اضافی.
۲. دسترسی راحتتر: مشتریان میتوانند شماره بخش موردنظر خود را ذخیره کنند و هر وقت مشکلی پیش آمد، فوراً تماس بگیرند؛ بدون اینکه بخواهند هر بار از منوها عبور کنند یا شماره داخلی را به خاطر بیاورند.
۳. تجربه حرفهایتر: وقتی هر بخش شماره اختصاصی دارد، مشتری احساس میکند با یک سازمان منظم و حرفهای سروکار دارد و اعتماد بیشتری پیدا میکند.
شماره DID چه کاربردهایی برای کسبوکارتان دارد؟
در این بخش از مقاله، کاربردهای مختلف و دلایل استفاده از شمارههای DID را بررسی میکنیم.
- ردیابی کمپینهای بازاریابی
برای هر تبلیغ، بنر یا کانال بازاریابی یک شماره DID منحصربهفرد تعریف کنید. با این کار، دقیقاً میدانید کدام کمپین لیدهای باکیفیتتری جذب کرده و برای شما کارآمد بوده است. - مدیریت هوشمند مرکز تماس
در مراکز تماس، هر اپراتور معمولاً تخصص مشخصی دارد؛ یکی در امور فنی، دیگری در فروش محصولات خاص و فردی دیگر در رسیدگی به شکایات.
با استفاده از شماره DID، میتوانید برای هر اپراتور یک شماره مستقیم در نظر بگیرید تا مشتریان مستقیماً با فرد مرتبط تماس بگیرند.
مثلاً مشتریای که از شما بسته ویژه خریده است، شماره مستقیم مسئول حسابهای ویژه را دریافت میکند و دفعات بعد، برای پرسیدن سؤالها و رفع ابهامات یا هر مورد دیگری، مستقیماً با همان فرد صحبت میکند. - پشتیبانی از کار از راه دور
اگر تیم دورکار دارید، برای مدیریت دورکاری، هر نفر میتواند شماره DID سازمانی داشته باشد که تماسها را به تلفن همراه یا سیستم خانگیاش هدایت کند.
انواع شماره DID که کسبوکارها میتوانند استفاده کنند
DID محلی (Local)
شمارههای DID محلی با پیششماره شهر یا منطقه خاصی ارائه میشوند، مثلاً 021 برای تهران یا 031 برای اصفهان.
چه زمانی استفاده میشود؟ وقتی میخواهید در یک شهر حضور محلی داشته باشید اما دفتر فیزیکی ندارید. مثلاً شرکت شما در تهران است ولی میخواهید مشتریان شیرازی احساس کنند شما هم در شیراز حضور دارید، یک شماره 071 میگیرید و تماسها به دفتر تهران متصل میشوندو صاحب یک دفتر کار مجازی میشوید.
DID بینالمللی
شمارههای DID با پیششماره کشورهای مختلف، مثلاً +1 برای آمریکا، +44 برای انگلستان یا +971 برای امارات.
چه زمانی استفاده میشود؟ اگر مشتریان بینالمللی دارید و میخواهید برای آنها راحتتر باشد که با شما تماس بگیرند.
مزیت اصلی: حضور بینالمللی حرفهای بدون نیاز به دفتر خارجی، و کاهش موانع مشتریان برای تماس.
DID Toll-Free (رایگان برای تماسگیرنده)
شمارههایی که با پیششمارههای خاصی شروع میشوند و هزینه تماس را شرکت میپردازد، نه مشتری.
چه زمانی استفاده میشود؟ وقتی میخواهید هیچ مانعی برای تماس مشتریان نباشد. معمولاً برای بخش پشتیبانی، خطوط فروش یا خدمات اورژانسی. مثلاً بانکها و شرکتهای بیمه معمولاً شماره رایگان دارند تا مشتریان بدون نگرانی از هزینه، برای هر سوالی تماس بگیرند.
چطور بدون DID هم میتوانید تماسها را حرفهای مدیریت کنید؟
اگر کسبوکار شما در مراحل اولیه است یا هنوز نیازی به شمارههای DID ندارید، میتوانید با استفاده از سیستمهای تلفن گویا (IVR) نواتل، تجربهای مشابه برای مشتریان خود ایجاد کنید.
در نواتل، شما با بهرهگیری از قابلیتهای پیشرفته IVR میتوانید تماسها را به بخشها و داخلیهای مختلف هدایت کنید، منوهای صوتی کاربرپسند طراحی کنید و حتی بر اساس ساعات کاری یا نوع تماس، مسیریابیهای پیچیده تنظیم کنید.
IVR نواتل برای استارتاپها و کسبوکارهایی که تماسهای ورودی زیادی ندارند هم از نظر هزینه بسیار مقرونبهصرفه است و هم کارایی لازم را فراهم میکند.
درنهایت، چه با DID و چه با تلفن گویای حرفهای، هدف یکی است: تجربهای سریع، شفاف و بدون دردسر برای مشتریان و تیم شما. برای اطلاعات بیشتر راجع به شمارههای DID و تلفن گویا، میتوانید با کارشناسان مجموعه ما تماس بگیرید و از مشاوره رایگان بهرهمند شوید.
سوالات متداول در مورد شماره DID
1.در صورت قطع اینترنت، آیا شماره DID کار میکند؟
خیر، شماره DID بر بستر اینترنت فعال است و در صورت قطع اینترنت، تماسها برقرار نخواهند شد.
2.آیا میتوان یک شماره DID را به چند نفر بهصورت همزمان متصل کرد؟
بله، این امکان وجود دارد که یک شماره DID به چند داخلی یا چند کاربر بهصورت همزمان متصل شود. برای مثال، تماس با شماره بخش فروش میتواند همزمان برای چند نفر زنگ بخورد و اولین فردی که پاسخ دهد، تماس را دریافت کند.
3.اگر بخواهم شمارهای با پیششماره شهر دیگری تهیه کنم، آیا باید در آن شهر دفتر داشته باشم؟
خیر، نیازی به داشتن دفتر فیزیکی در آن شهر نیست. شما میتوانید شمارهای با پیششماره هر شهر را تهیه کرده و تماسها را به دفتر اصلی یا حتی تلفن همراه خود هدایت کنید.
نواتل
افزودن دیدگاه