همه ما در طی سالهای اخیر و بهویژه دوران ویروس کرونا، شاهد تغییرات گستردهای در روند کاری شرکتها و مشاغل مختلف بودیم؛ از جمله فراگیری روش دورکاری و مورد توجه قرار گرفتن اصول مدیریت نیروی دورکار در این فضا. تفاوتی ندارد که شما موسس یک استارتاپ باشید یا مدیر یک سازمان با سابقهی طولانی؛ برای مدیریت بهتر کارمندان ریموت حتماً با چالشهایی روبهرو میشوید. در این مقاله به راهکارها و ابزارهایی برای مدیریت نیروی دورکار و حفظ ارتباطات مؤثر با آنها اشاره میشود.
اهمیت کنترل نیروی دورکار توسط مدیریت
فرایند دورکاری، در کنار مزایایی که دارد، چالشهای مختلفی ایجاد میکند. به همین علت مدیریت کارکنان ریموت برای هر سازمانی اهمیت دارد. برقراری ارتباط بهموقع و مستمر با اعضای تیم ریموت، علاوه بر بالا بردن سرعت کار، از بروز مشکلات متعدد جلوگیری میکند و در آخر نتیجهی مطلوب بهدست خواهد آمد.
با نگاهی بهگذشته خواهیم دید، مدیریت فرایند دورکاری با ابزارهایی مثل ایمیل یا تماسهای تلفنی، بازدهی لازم را ایجاد نمیکند. به همین علت، امروزه با توجه به پیشرفت فناوری، از ابزارها و روشهای نوینتر و دقیقتر استفاده میشود که شما را به سمت برقراری ارتباطات یکپارچه درونسازمانی میبرد؛ صرفنظر از اینکه شما یا کارمندانتان در کدام نقطه از جغرافیا حضور دارید.
ابزارهای کنترل و مدیریت مؤثر نیروی دورکار در شرکتها
امکانات مرکز تلفن ابری نواتل، از تکنولوژیهای برجستهای هستند که میتوانند در زمینه معایب دورکاری، کمک ویژهای به سازمانها داشته باشند. این سرویسها به راحتی امکاناتی مانند برقراری تماسهای تلفنی و ارسال پیامهای سازمانی را فراهم کرده و با ابزارهای پیشرفته مانند گزارشگیری و مانیتورینگ مرکز تماس، مدیریت نیروهای دورکار را دقیقتر از گذشته ممکن میسازد.
چالشهای مدیریت تیمهای دورکار و راهکارهای مؤثر
مدیران در مواجهه با تیمهای دورکار با چالشهای متعددی روبهرو هستند که به مهمترین آنها اشاره میکنیم و برای هر یک راهحلی کارآمد ارائه میدهیم
الف) مشکلات ارتباطی بین نیروی دورکار و سایر همکاران
با توجه به اینکه نیروهای دورکار در سازمان حضور فیزیکی ندارند، یکی از بزرگترین چالشها میتواند مشکلات ارتباطی باشد. فراهم آوردن بستری که تضمین کند، نیروهای دورکار در زمان معین، همواره در دسترس خواهند بود، از دغدغههای مهم مدیر یک سازمان است. بهترین روش برای کنترل کردن چالشهای اینچنینی، ایجاد یک دفتر کار مجازی است.
ب) کنترل و نظارت دقیق بر عملکرد نیروی دورکار
مدیران در محیطهای دورکاری ممکن است با مشکل نظارت و کنترل دقیق بر کارکنان خود مواجه شوند. این مشکلات میتوانند ناشی از این باشند که کارکنان از فضای سازمانی دور هستند و بنابراین شفافیت در عملکرد آنها کاهش مییابد. استفاده از ابزارهایی که در پنل مدیریتی نواتل وجود دارد، مثل ابزار ارزیابی عملکرد کارکنان و مانیتورینگ مرکز تماس، میتواند به مدیران این امکان را بدهد که وضعیت فعالیتها را بهطور لحظهای (Real time) مشاهده کنند.
ج) تهدیدات امنیتی
کارمندان ریموت برای تبادل اطلاعات، ارتباطات تیمی، جلسات آنلاین، اشتراکگذاری فایلها و در مجموع پیشبرد پروژهها از نرمافزارهای مختلفی استفاده میکنند. این ابزارها برای ارتقاء بهرهوری و همکاری در تیمها حیاتی هستند، اما برای مدیران، حفظ امنیت اطلاعات سازمان حین تبادل اطلاعات بسیار حائز اهمیت است. در این شرایط، استفاده از یک بستر امن که تمامی نیازهای تیمها را در یک پلتفرم یکپارچه ارائه دهد، میتواند راهحلی مؤثر باشد.با استفاده از پنل مدیریتی و اپلیکیشن اختصاصی نواتل، نهتنها بهرهوری کارکنان هیبرید و ریموت افزایش مییابد، بلکه امنیت اطلاعات سازمانی نیز تأمین میگردد.
مزایای اپلیکیشن اختصاصی نواتل:
-
- ارسال اعلانهای مختلف بهصورت لحظهای
- امنیت بسیار بالا، حفاظت از اطلاعات، و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز
- امکان ترنسفر آسان یا قابلیت انتقال تماسها بین داخلیهای مختلف
- قابلیت ارسال پیام با فرمتهای مختلف
- پرداخت هزینههای سرویس مرکز تلفن ابری با کیف پول اختصاصی
- امکان برقراری تماس صوتی
- برگزاری ویدئو کنفرانس و جلسات گروهی آنلاین
- پشتیبانی 24 ساعته متخصصین مجرب مجموعه نواتل
برای نیروی دورکار چه امکاناتی فراهم شود؟
برای اینکه نیروی دورکار بتواند به بهترین شکل کار خود را انجام دهد، نیازمند برخی ابزارها و امکانات میباشد. یکی از مدرنترین روشهایی که هم مدیران و هم کارمندان ریموت از آن استقبال شگفتانگیزی داشتهاند، پیشبرد فرایند همکاری بهکمک سرویس تلفن ابری است. استفاده از خطوط تلفن ابری نواتل و اتصال آن به یک مرکز تلفن ابری قدرتمند، این امکان را فراهم میآورد که نیروهای دورکار از هر نقطهای در دنیا بتوانند تماسهای حرفهای خود را برقرار کنند.
پنل مدیریتی نواتل، چگونه به مدیران برای بهبود عملکرد کارمندان ریموت کمک میکند؟
پنل مدیریتی، به عنوان اصلیترین ابزار مرکز تلفن ابری نواتل، برای شما امکان مدیریت زمان، منابع، و افراد را بهصورت یکپارچه فراهم میکنند. از جمله ویژگیهای پنل مدیریتی نواتل میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
-
- ایجاد صف تماس
- امکان ضبط مکالمات
- ایجاد منشی گویا
- کاملاً ابری و بدون نیاز به سختافزار
- تنظیم داخلیهای اختصاصی برای هر اپراتور
- گزارشات وضعیت اتصال تماسها و عملکرد اپراتورها
اگر برای مدیریت بهتر کارمندان دورکار سازمان خود به دنبال یک ابزار قدرتمند با محیطی کاربرپسند هستید، پنل مدیریتی مرکز تلفن ابری نواتل به شما کمک میکند تا تمامی نیازهای تیم خود را در یک محیط امن و متمرکز مدیریت کنید.
نکات کلیدی برای ایجاد ارتباطات مؤثر در تیمهای ریموت
فرهنگ دورکاری بهطور فزایندهای در حال تبدیل شدن به یک اصل در بسیاری از سازمانها است و برای مدیران امری ضروری است که نحوه مدیریت و پشتیبانی از کارمندان ریموت را بهخوبی درک کنند. برای موفقیت در روند دورکاری، ایجاد یک محیط کاری انعطافپذیر همراه با اعتماد متقابل بین مدیریت و کارمندان از اهمیت بالایی برخوردار است.
شما بهعنوان مدیر سازمان، علاوه براینکه باید ابزارهای ارتباطی بهروز و مورد نیاز کارمند ریموت را فراهم کنید، تشویق به خودمدیریتی و استقلال نیروی دورکار میتواند به افزایش بهرهوری و رضایت شغلی آنها کمک شایانی داشته باشد. با رعایت موارد زیر شما در راه ایجاد یک فرهنگ مثبت و کارآمد در محیط کاری سازمان و همچنین افزایش رضایت و بهرهوری کارکنان ریموت خود، قدم بزرگی برداشتهاید:
-
- ایجاد ارتباطات شفاف و منظم
- پرهیز از میکرومدیریت و ایجاد حس استقلال و اعتماد
- تعیین انتظارات و اهداف واضح
- تشویق به زمانبندی انعطافپذیر و توجه به ضرورت حفظ تعادل کار و زندگی
- ایجاد فرصتهای اجتماعی و تیمی، مانند جلسات غیررسمی آنلاین
افزودن دیدگاه