یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در هر کسب‌وکاری توجه به آرامش و راحتی کارکنان است. انتخاب هدست مناسب برای مرکز تماس در کسب‌وکارهایی که کارکنان آنها ساعت‌‌ها باید جوابگوی مشتریان باشند، بسیار مهم است. مهم‌ترین ابزار برقراری ارتباط با مشتریان هدستی است که بسته به نشسته، ایستاده یا در حرکت بودن کارکنان باید نوع مناسب آن را انتخاب کرد.
در این مقاله از نواتل از ویژگی‌های هدست مناسب مرکز تماس خواهیم گفت.
هدست مرکز تماس چیست؟
هدست مرکز تماس یک ابزار ارتباطی است که کارکنان مرکز تماس برای برقراری تماس تلفنی از آن استفاده می‌کنند. این ابزار معمولاً از یک هدست و میکروفون متصل به دستگاه تلفن یا رایانه تشکیل شده است. هدست‌های مرکز تماس به کارمندان این امکان را می‌دهند که دست‌های خود را آزاد کنند و بتوانند همزمان از رایانه استفاده کنند. به‌این‌صورت می‌توانند جوابگویی بهتری به مشتریان داشته باشند.
برخی از هدست‌ها به کارکنان مرکز تماس اجازه می‌دهد به موسیقی گوش دهند یا در جلسه‌های آنلاین و کنفرانس‌ها شرکت کنند. هدست‌های مرکز تماس را می‌توان در زمینه‌های مختلفی مانند خدمات مشتری، پشتیبانی فنی، فروش، شرکت در جلسه‌های کاری در منزل یا بازاریابی استفاده کرد.
چرا هدست مناسب برای مرکز تماس مهم است؟
پاسخگویان مرکز تماس مستقیماً محصولی تولید نمی‌کنند یا خدماتی ارائه نمی‌دهند؛ اما نوع ارتباط آنها با مشتری تأثیر چشمگیری در فروش محصولات و خدمات دارد. یعنی گفت‌وگوی بین آنها و مشتریان باید با کیفیت و وضوح صدای بالایی انجام شود. محیط‌های مرکزهای تماس معمولاً پرسروصدا هستند. معمولاً بسیاری از اپراتورها در فضای نسبتاً کوچکی کار می‌کنند و صدای گفت‌وگوی آنها با مشتریان روی عملکرد دیگران تأثیر می‌گذارد.
اگر میکروفن هدست باکیفیت نباشد پاسخگو مجبور است صدای خود را بلند کند که این موضوع از نظر روانی هم خود او را هم مشتری و هم سایر کارکنان را متأثر خواهد کرد. از طرفی سروصدای زیاد محیط بر شنوایی کارکنان تأثیر منفی خواهد گذاشت.
این مسائل یکی از نگرانی‌های مدیران مراکز تماس است که با استفاده از تجهیزات مناسب قابل حل است. مثلاً با انجام اقداماتی مانند نصب ژنراتورهای نویز سفید یا سایر دستگاه‌های حذف نویز، افزایش فضای بین کارکنان یا افزودن مواد جاذب صدا به میز، کف یا دیوار، می‌توان این مشکل را تاحدودی برطرف کرد. با‌این‌حال، این راه‌حل‌ها ممکن است برای بسیاری از مراکز تماس، عملی یا مقرون به‌صرفه نباشند.
انتخاب هدست مناسب برای مرکز تماس این مشکلات را کمتر می‌کند و باعث می‌شود مشتری اطلاعات را کامل و درست دریافت کند.
در چند سال گذشته، فناوری هدست پیشرفت چشمگیری داشته است و ویژگی‌هایی مانند حذف نویز و قابلیت‌های بی‌سیم به آن اضافه شده است؛ مثلاً فناوری حذف نویز امکان برقراری ارتباط واضح بین مشتری و پاسخگو را فراهم می‌کند و مدیریت درخواست‌های مشتری را ساده‌تر می‌کند.
همچنین استفاده از هدست‌های بی‌سیم این امکان را به پاسخگوها می‌دهد که در محیط حرکت کنند و از جاهای پرسروصدا به جاهای ساکت بروند. انتخاب هدستی که با شرایط محیط کار و نیاز کارکنان هماهنگ باشد می‌تواند تأثیر چشمگیری در ارتباط با مشتری و رشد کسب‌وکار داشته باشد.
برای انتخاب هدست مرکز تماس باید چه مواردی را در نظر بگیریم؟
یک هدست کارآمد مزایای بسیاری برای مرکز تماس دارد و هر فضای مرکز تماسی به نوع مناسبی از هدست نیاز دارد. هنگام انتخاب هدست برای مرکز تماس خود، به موارد زیر توجه کنید:
محیط کاری
اگر مرکز تماس شما قبلاً برای به‌حداقل‌رساندن نویز پس‌زمینه طراحی شده است، می‌توانید هنگام انتخاب هدست، سایر ویژگی‌ها مانند طراحی و وضوح صدا را در اولویت قرار دهید. اما اگر محیط کار شما سروصدای بیرونی یا داخلی زیادی دارد بهتر است هدستی را انتخاب کنید که میزان نویز را به حداقل برساند.
تجربه کارکنان
قبل از اینکه یک هدست برای مرکز تماس خود انتخاب کنید میزان آشنایی کارکنان را در زمینه کار با تجهیزات مرکز تماس بررسی کنید. ممکن است بخواهید متناسب با تجربه کاربران هدست ساده‌تری انتخاب کنید. یا ممکن است تصمیم بگیرید از هدست‌های کاملاً پیشرفته استفاده کنید اما زمانی را برای آموزش استفاده از آنها به کارکنان در نظر بگیرید. این موضوع به بودجه، زمان و چشم‌انداز شما برای مرکز تماس بستگی دارد.
راحتی
پاسخگویان مرکز تماس معمولاً هشت ساعت در روز یا شب یا ساعت‌های بیشتر مجبور به نشستن پشت میز خود، استفاده از هدست و پاسخگویی هستند. بنابراین مهم است که هدستی را انتخاب کنید که سبک و قابل تنظیم باشد. مثلاً بالشتک‌های بزرگ و چرمی گوش و قاب‌های سبک می‌توانند ساعت‌های طولانی کار را برای کارکنان راحت‌تر کنند.
موقعیت کاری پاسخگو
برخی از پاسخگویان، به‌ویژه سرپرست‌ها و کارشناسان مراکز تماس، ممکن است مجبور باشند برای مدیریت انواع درخواست‌ها، در دفتر کار جابه‌جا شوند و در حرکت باشند. برای این افراد در مرکز تماس باید هدست بی‌سیم با برد بی‌سیم تهیه کنید.
هدست دو گوش یا تک‌گوش
هدست دوگوش هر دو گوش را می پوشاند و انتخاب خوبی برای محیط‌های پرسروصداست. همچنین برای کارمندانی که هنوز به سروصدا عادت ندارند و ممکن است تمرکز خود را از دست بدهند، انتخاب بهتری است.
هدست‌های تک‌گوش معمولاً از طریق یک هدبند یا یک گوشی روی یک گوش نگه داشته می‌شوند و بسیار سبک و راحت هستند. برای مرکز تماسی که کارکنان زیاد یا صدای پس‌زمینه زیادی ندارد، هدست تک‌گوش گزینه خوبی است.
هدست پراستفاده‌ترین و مهم‌ترین ابزار کارکنان در مرکز تماس است. بنابراین مهم است که هدستی را انتخاب کنید که مفید، بادوام، راحت و همه‌کاره باشد.
آیا برای راهاندازی مرکز تلفن ابری نواتل به هدست خاصی نیاز داریم؟
استفاده از مرکز تلفن ابری نواتل یا یک سیستم مرکز تلفن سنتی تأثیر مستقیمی در انتخاب هدست مناسب ندارد؛ به‌این‌دلیل که درواقع با استفاده از فضای ابری برای مرکز تماس این سیستم تماس شماست که متحول می‌شود و قابلیت سازگاری با تجهیزات قدیمی یکی از امتیازهای آن است.
اما اگر اولین بار است که می‌خواهید برای مرکز تلفن ابری هدست تهیه کنید بهتر است به نکته‌های زیر توجه داشته باشید:
-
- هدست‌ها باید با پلتفرم ارتباطی خاص مبتنی بر ابر یا نرم‌افزار مورد استفاده شما هماهنگی داشته باشند.
- گزینه‌های اتصال پشتیبانی‌شده توسط پلتفرم مبتنی بر ابر را در نظر بگیرید. رابط‌های USB، بلوتوث یا سایر رابط‌ها باید با گزینه‌های اتصال موجود در دستگاه‌های محیط مرکز تماس ابری هماهنگ باشند.
- مرکز تماس مبتنی بر ابر از تلفن‌های نرم‌افزاری استفاده می‌کند که روی رایانه یا دستگاه‌های دیگر اجرا می‌شوند. اطمینان حاصل کنید که هدست با نرم‌افزار تلفن اینترنتی سازگار است تا ویژگی‌هایی مانند کنترل تماس، قطع صدا و تنظیم صدا را مستقیماً از هدست انجام بدهید.
- در مرکز تماس ابری تماس‌ها از طریق فناوری ویپ (VoIP) برقرار می‌شوند. هدست‌هایی با کیفیت صوتی عالی و ویژگی‌های حذف نویز برای اطمینان از برقراری ارتباط واضح از طریق تماس‌های ویپ بسیار مهم هستند.
- در محیط‌های کاری مبتنی بر ابر، پهنای باند شبکه برای برقراری ارتباط باکیفیت ضروری است. خود هدست ممکن است روی پهنای باند تأثیری نداشته باشد؛ اما انتخاب یک هدست قابل اعتماد و کارآمد برای جلوگیری از مشکلات ارتباطی که ممکن است به دلیل کیفیت ضعیف صدا یا مشکلات اتصال ایجاد شود، بسیار مهم است.
- فعالیت شرکت‌هایی که از مرکز تماس ابری استفاده می‌کنند معمولاْ‌به‌صورت دورکاری است. ممکن است بخواهید برای کارکنان خود در جاهای مختلف بسته به نوع فعالیتی که دارند هدست‌های مناسب بفرستید. مثلاً کارکنانی که در خانه هستند معمولاً به هدستی که نویزها را به‌شدت کاهش بدهد نیاز ندارند. اما کارکنانی که در حال حرکت یا در سفر هستند، مثل رانندگان به هدست‌های سبکی نیاز دارند که با آنها امکان شنیدن صدای اطراف خود را هم داشته باشند.
- پلتفرم‌های مبتنی بر ابر ممکن است به‌صورت مکرر به‌روزرسانی شوند یا ویژگی‌های جدیدی به آنها اضافه شود. بهتر است از هدستی استفاده کنید که با این به‌روزرسانی‌ها سازگاری داشته باشد.
اگر تصمیم دارید مرکز تلفن سنتی خود را به مرکز تماس ابری تغییردهید لازم نیست به دنبال تجهیزات خاص و جدید از جمله هدست مناسب مرکز تماس ابری بگردید؛ چون با راهاندازی مرکز تلفن نواتل تنها با اتصال به اینترنت، نصب اپلیکیشن اختصاصی نواتل و دسترسی به پنل مدیریتی می‌توانید تماس‌های خود را با همان تجهیزات قدیمی کنترل و مدیریت کنید. برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره محصولات و خدمات نواتل می‌توانید با مشاوران و کارشناسان ما تماس بگیرید.
افزودن دیدگاه