اگر شرکت شما بیش از یک شعبه دارد، تماس بین دفاتر با تعرفهی بینشهری حساب میشود و ماهانه رقمی میسازد که معمولاً کسی حسابش را نگه نمیدارد. در تلفن اینترنتی این هزینه صفر میشود: تماس بین خطوط نواتل بدون سقف و بدون محدودیت دقیقه رایگان است. در ادامه میبینید این چطور کار میکند و چرا واتساپ، که ظاهراً همین کار را رایگان انجام میدهد، جای تلفن سازمانی را نمیگیرد.
هزینهی پنهان تماس بین شعب
در یک شرکت چندشعبهای، بخش بزرگی از تماسها اصلاً با مشتری نیست؛ بین خود شعب است. انبار به فروش زنگ میزند، شعبهی دو از شعبهی یک موجودی میپرسد، حسابداری دنبال یک فاکتور است. این تماسها روی خط ثابت، بینشهری حساب میشوند.
عدد را خودتان ببینید. با تعرفهی بروناستانی حدود ۳۳ تومان در دقیقه و ۲۲ روز کاری در ماه:
| حجم تماس بین شعب | دقیقه در روز | هزینه ماهانه | هزینه سالانه |
|---|---|---|---|
| ۳۰ تماس × ۴ دقیقه | ۱۲۰ | حدود ۸۷٬۰۰۰ تومان | حدود ۱ میلیون تومان |
| ۸۰ تماس × ۴ دقیقه | ۳۲۰ | حدود ۲۳۲٬۰۰۰ تومان | حدود ۲٫۸ میلیون تومان |
| ۱۵۰ تماس × ۴ دقیقه | ۶۰۰ | حدود ۴۳۵٬۰۰۰ تومان | حدود ۵٫۲ میلیون تومان |
و این محاسبه محافظهکارانه است. اگر بخشی از تماسها به موبایل همکاران برقرار میشود که در شرکتهایی با نیروی سیار رایج است، تعرفه تقریباً دو برابر میشود.
نکته اینجاست که این هزینه در هیچ گزارشی بهعنوان «هزینهی ارتباط بین شعب» ثبت نمیشود. داخل قبض تلفن گم است و برای همین کسی رویش تصمیم نمیگیرد.
چرا واتساپ و پیامرسانها جواب نمیدهند
اولین واکنش طبیعی این است: «ما که با واتساپ تماس میگیریم، رایگان است.» این حرف درست است و اتفاقاً بخشی از راهحل هم هست، ولی فقط بخشی.
پیامرسانها برای هماهنگی روزمرهی تیم ابزار خوبی هستند. مشکل جایی شروع میشود که بخواهید ارتباط سازمانیتان را روی آنها بنا کنید. این جدول تفاوت را نشان میدهد:
| نیاز کسبوکار چندشعبهای | پیامرسان | تلفن سازمانی ابری |
|---|---|---|
| هزینهی تماس بین شعب | رایگان | رایگان |
| تماس با مشتری یا تأمینکنندهای که پیامرسان ندارد | ندارد | دارد |
| شمارهای که طرف مقابل میبیند | موبایل شخصی کارمند | شمارهی سازمان |
| ضبط مکالمه | ندارد | دارد، روی پنل مدیریتی |
| انتقال تماس به همکار | ندارد | دارد |
| صف تماس و تلفن گویا | ندارد | دارد |
| گزارش تماسهای بیپاسخ | ندارد | دارد |
| شمارهگیری کوتاه داخلی | ندارد | دارد |
| وقتی کارمند شرکت را ترک میکند | سابقه روی گوشی شخصی او میماند | سابقه در سیستم شرکت میماند |
سطر اول را عمداً اول گذاشتیم: در تنها چیزی که پیامرسان خوب است، تلفن ابری هم همان را میدهد. تفاوت در هشت سطر بعدی است.
سه مورد از اینها در عمل بیشتر از بقیه دردسر میسازند:
مشتری موبایل شخصی کارمند را میبیند
وقتی کارشناس فروش با واتساپ شخصیاش با مشتری تماس میگیرد، شمارهای که ثبت میشود مال اوست، نه شرکت. مشتری بعداً همان شماره را ذخیره میکند و مستقیم به کارشناس زنگ میزند. اگر آن کارشناس برود، ارتباط هم با او میرود.
هیچ مکالمهای ضبط نمیشود
وقتی بر سر یک سفارش اختلاف پیش میآید یا لازم است کیفیت پاسخگویی بررسی شود، چیزی برای مراجعه وجود ندارد. در تلفن سازمانی، حتی برای تماسهای داخلی بین دو کارمند مکالمه ضبط و در پنل مدیریتی نگهداری میشود.
تماس قابل انتقال نیست
مشتری با شعبهی یک تماس میگیرد ولی سؤالش مال انبار است. در تلفن سازمانی تماس منتقل میشود و مشتری همانجا جوابش را میگیرد. در پیامرسان باید قطع کند، شمارهی دیگری بگیرد و ماجرا را از اول تعریف کند.
نتیجهی منصفانه: پیامرسان را برای هماهنگی تیمی نگه دارید؛ ارتباط با مشتری و ساختار تماس سازمانی را روی آن بنا نکنید.
تلفن داخلی بین شعب چطور کار میکند
در مرکز تلفن ابری، شعبه دیگر یک مفهوم شبکهای نیست. همهی شعب زیر یک مرکز تلفن قرار میگیرند و برای هر نفر یک شمارهی داخلی تعریف میشود، چه در تهران باشد، چه در اصفهان، چه در خانه.
از آن به بعد:
- شمارهگیری کوتاه. بهجای گرفتن شمارهی کامل شعبهی دیگر، داخلی همکار را میگیرید.
- تماس نواتل به نواتل رایگان است، بدون سقف و بدون محدودیت دقیقه. فاصلهی جغرافیایی شعب اهمیتی ندارد.
- بدون سختافزار و سیمکشی. راهاندازی شعبهی جدید یعنی تعریف چند داخلی در پنل، نه پروژهی کابلکشی.
- یک شماره برای کل مجموعه. مشتری یک شماره میشناسد؛ تماس داخل سازمان به شعبه یا واحد درست مسیریابی میشود.
اگر میخواهید بدانید تعریف داخلی در عمل چطور انجام میشود، آموزش راهاندازی تلفن داخلی را جداگانه نوشتهایم؛ اینجا روی تصمیم تمرکز کردهایم نه روی مراحل فنی.
کانال همزمانی را با تعداد کاربر اشتباه نگیرید
یک نکته که در محاسبهی هزینه مهم است: کاربر یعنی هر نفری که داخلی دارد؛ کانال یعنی تعداد تماس همزمانی که از بیرون میتواند وارد شود. تماس داخلی بین شعب کانال بیرونی مصرف نمیکند، ولی تماس مشتری با شما میکند. برای مجموعهی چندشعبهای، تعداد کانال را بر اساس تماسهای ورودی مشتری حساب کنید، نه تعداد کارمند.
اپلیکیشن نواتل برای تیمهای پراکنده چه میدهد
شمارهی داخلی روی گوشی، لپتاپ یا مرورگر کارمند زنده میشود. اپلیکیشن اختصاصی نواتل این امکانات را دارد:
- نسخهی اندروید، لینوکس، ویندوز و تحت وب، روی موبایل و کامپیوتر
- دریافت پوش تماس روی گوشی، و ثبت میسکال چه آنلاین باشید چه آفلاین
- تماس صوتی و تصویری یکبهیک، و تماس تصویری گروهی (ویدئوکنفرانس)
- چت یکبهیک و گروهی، پیام صوتی، و اشتراکگذاری فایل، تصویر و ویدئو
- هلد و انتقال تماس بهصورت اتندنت
- دفترچه تلفن سازمانی و مشاهدهی موجودی و شارژ آنلاین
- رابط کاربری فارسی و انگلیسی
تفاوت عملی با پیامرسان در یک جمله: کارمند با همین اپلیکیشن هم با همکارش در شعبهی دیگر تماس میگیرد، هم با مشتری و مشتری شمارهی سازمان را میبیند.
چقدر اینترنت لازم است؟
هر تماس بهطور متوسط حدود ۵۸ کیلوبایت بر ثانیه پهنای باند مصرف میکند. آنچه اهمیت دارد پایداری اتصال است نه سرعت بالا؛ یک اینترنت معمولی اما پایدار بهتر از اینترنت پرسرعت پرنوسان جواب میدهد. این برای شعبی که اینترنت ضعیفتری دارند خبر خوبی است.
سه محدودیتی که باید بدانید
قبل از تصمیم، این سه مورد را در نظر بگیرید:
- یک حساب روی چند دستگاه، محدودیت دارد. اگر یک شماره روی چند دستگاه لاگین باشد، تماس فقط روی آخرین دستگاهی که آنلاین شده زنگ میخورد و بقیه میسکال دریافت میکنند. برای عملکرد بدون اختلال، هر داخلی روی یک دستگاه.
- بدون اینترنت، تماس ابری برقرار نمیشود. راهحل موقت، دایورت خط روی موبایل است ولی در این حالت تماس از کانال خط مقصد برقرار میشود و در پنل ثبت نمیشود.
- پنل مدیریتی از سطح مشخصی از بستهها فعال میشود. اگر به گزارشگیری، ضبط مکالمه و مدیریت صف نیاز دارید، خط بهتنهایی کافی نیست.
کدام کسبوکارها بیشترین سود را میبرند
هر مجموعهی چندشعبهای سود میبرد، ولی چهار الگو بیشترین بازده را دارند:
| نوع کسبوکار | مسئلهی اصلی |
|---|---|
| نمایندگیهای فروش و خدمات پس از فروش | چند شعبه، یک شماره برای مشتری، و نیاز به دیدن عملکرد همهی شعب در یک گزارش |
| دفاتر املاک و تیمهای سیار | کارشناس بیرون از دفتر است و تماس نباید از دست برود یا روی موبایل شخصی بیفتد |
| واحدهای تولیدی با چند سالن یا انبار | ارتباط دائم بین تولید، انبار و دفتر مرکزی که روی خط شهری هزینهساز است |
| شرکتهای بازرگانی | تیم یا تأمینکننده خارج از کشور، با نیاز به حفظ شمارهی ایران |
وجه مشترک هر چهار مورد این است که ارتباط داخلی حجم بالایی دارد و ارتباط با مشتری باید زیر یک هویت واحد باشد.
از کجا شروع کنیم
قبل از هر استعلامی، سه عدد را خودتان دربیاورید:
- چند نفر داخلی لازم دارند؟ این تعداد کاربر شماست.
- در شلوغترین ساعت، چند مشتری همزمان تماس میگیرند؟ این تعداد کانال شماست.
- ماهانه چقدر بابت تماس بین شعب میپردازید؟ از جدول ابتدای مقاله تخمین بزنید؛ این عددی است که صفر میشود.
با همین سه عدد میتوانید تعرفهی دقیق بگیرید و مقایسه کنید. تعرفههای نواتل بهتفکیک بسته و تعداد کاربر در دسترس است، و اگر میخواهید بدانید کدام بسته با ساختار شعب شما میخواند، کارشناسان ما با شمارهی ۰۲۱-۸۲۸۰۰۰۰۰ در دسترساند.
نواتل ارائهدهندهی سرویس ارتباطات یکپارچهی ابری (UCaaS) در ایران است و مرکز تلفن ابری، خط ثابت اینترنتی، CRM، پنل پیامکی، چت آنلاین، فکس آنلاین و تلفن گویا را روی بستر ابری و بدون سختافزار ارائه میکند. خطوط نواتل با پیششمارههای ۸۲۸۰، ۸۱۶۴ و ۸۷۲۱ تهران و پیششمارهی ۹۱۶۹ کشوری عرضه میشوند.
سوالات متداول
آیا تماس بین شعب واقعا رایگان است؟
بله. تماس بین خطوط نواتل بدون سقف و بدون محدودیت دقیقه رایگان است. فاصله جغرافیایی شعب تفاوتی ایجاد نمیکند؛ تماس بین تهران و شیراز همانقدر رایگان است که تماس بین دو اتاق در یک ساختمان.
چرا از واتساپ برای تماس بین شعب استفاده نکنیم؟
میتوانید، ولی فقط برای هماهنگی داخلی. پیامرسانها امکان تماس با کسی که پیامرسان ندارد، نمایش شماره سازمانی، ضبط مکالمه، انتقال تماس، صف تماس و گزارش تماسهای بیپاسخ را ندارند. همچنین وقتی کارمند شرکت را ترک میکند، سابقه ارتباط با مشتری روی گوشی شخصی او میماند.
آیا تماس داخلی بین دو کارمند ضبط میشود؟
بله. اگر تماس از طریق شمارهگیری داخلی انجام شود، مکالمه ضبط میشود و در بخش گزارشات پنل مدیریتی قابل دسترسی است. این یکی از تفاوتهای اصلی با پیامرسانهاست.
برای اضافه کردن شعبه جدید چه کاری لازم است؟
تعریف داخلیهای جدید در پنل مدیریتی. نیازی به سیمکشی، سختافزار یا خط جدید نیست. کارمندان شعبه با همان اپلیکیشن روی موبایل یا کامپیوتر به سیستم وصل میشوند.
تفاوت کاربر با کانال همزمانی چیست؟
کاربر یعنی هر نفری که داخلی دارد. کانال یعنی تعداد تماسی که همزمان از بیرون میتواند وارد شود. تماس داخلی بین شعب کانال بیرونی مصرف نمیکند، بنابراین تعداد کانال را بر اساس تماسهای ورودی مشتری حساب کنید نه تعداد کارمند.
اگر اینترنت شعبه قطع شود چه اتفاقی میافتد؟
اگر اینترنت بینالملل قطع شود، خطوط نواتل چون با اینترنت داخلی کار میکنند، مشکلی ایجاد نمیشود. اما اگر اینترنت داخلی قطع شود، تماس ابری بدون اینترنت داخلی برقرار نمیشود. راهحل موقت، دایورت خط روی موبایل است؛ در این حالت تماس از کانال خط مقصد برقرار میشود و در پنل مدیریتی ثبت نخواهد شد.
میتوانم یک شماره را روی چند دستگاه داشته باشم؟
بله امکانش هست. تماس فقط روی آخرین دستگاهی که از آن آنلاین شدهاید زنگ میخورد و سایر دستگاهها میسکال دریافت میکنند. برای عملکرد بدون اختلال توصیه میشود هر داخلی روی یک دستگاه استفاده شود.
کارمندان دورکار هم میتوانند از داخلی استفاده کنند؟
بله. داخلی به مکان وابسته نیست؛ روی اپلیکیشن موبایل، ویندوز یا مرورگر کار میکند. کارمند دورکار همان داخلی را دارد که در دفتر داشت و تماسهایش هم با شماره سازمان برقرار میشود.
برای تماس ابری چقدر اینترنت لازم است؟
هر تماس بهطور متوسط حدود ۵۸ کیلوبایت بر ثانیه مصرف میکند. پایداری اتصال مهمتر از سرعت بالاست؛ یک اینترنت معمولی اما پایدار بهتر از اینترنت پرسرعت پرنوسان جواب میدهد.
آیا میتوان تماس را بین شعب منتقل کرد؟
بله. تماس ورودی مشتری به هر داخلی در هر شعبه قابل انتقال است، با امکان هلد و انتقال اتندنت. مشتری لازم نیست قطع کند و دوباره شماره بگیرد.
نواتل
افزودن دیدگاه