فکس سنتی به دستگاه فیزیکی، خط تلفن ثابت و هزینههای نگهداری نیاز دارد، در حالی که فکس آنلاین امکان ارسال و دریافت فکس را بدون نیاز به دستگاه و از هر مکان و زمان (از طریق اینترنت) فراهم میکند. علاوه بر این، در فکس آنلاین، مدیریت اسناد، آرشیو و جستوجوی اطلاعات سادهتر و دقیقتر انجام میشود؛ موضوعی که برای کسبوکارهای در حال رشد، تیمهای چندنفره و سازمانهای چندشعبهای اهمیت زیادی دارد.
در ادامه مقاله بررسی میکنیم که این دو روش دقیقاً در چه مواردی با هم تفاوت دارند و هرکدام برای چه نوع کسبوکاری مناسبتر هستند.
منظور از فکس سنتی چیست و چگونه کار میکند؟
فکس سنتی روشی قدیمی برای ارسال و دریافت اسناد است که از خطوط تلفن ثابت و دستگاه فیزیکی استفاده میکند. این روش سالها برای ارسال و دریافت اسناد رسمی رایج بوده و هست، اما محدودیتهایی هم دارد که در ادامه بررسی میکنیم.
اجزای مورد نیاز فکس سنتی
برای استفاده از فکس سنتی، کسبوکارها به چند عنصر ضروری نیاز دارند:
- دستگاه فکس: برای ارسال و دریافت اسناد.
- خط تلفن ثابت: برای برقراری ارتباطات لازم.
- کاغذ و تونر/جوهر: برای چاپ اسناد.
- فضای نگهداری فیزیکی: برای آرشیو اسناد و سوابق چاپی.
فکس سنتی چه محدودیتهایی دارد؟
فکس سنتی چندین محدودیت مهم دارد که باعث میشود برای کسبوکارهای امروز چندان کارآمد نباشد:
- وابستگی به مکان و دستگاه: بدون حضور در محل کار و دسترسی به دستگاه، نمیتوان فکسها را ارسال یا دریافت کرد.
- هزینههای بالای نگهداری: خرید دستگاه فکس، کاغذ، جوهر و تعمیرات دائمی هزینهبر است.
- مدیریت و آرشیو دشوار: جستوجو و نگهداری اسناد کاغذی وقتگیر و دردسرساز است.
فکس آنلاین چیست؟
فکس آنلاین، که با نامهای فکس اینترنتی یا فکس ابری نیز شناخته میشود، روشی مدرن و ساده برای ارسال و دریافت اسناد است. برخلاف فکس سنتی، نیازی به دستگاه فیزیکی یا خط تلفن ثابت سنتی ندارد و میتوان اسناد را از طریق اینترنت ارسال کرد.
برای ارسال فکس آنلاین به چه ابزاری نیاز داریم؟
۱. خط تلفن ثابت اینترنتی
به جای خطوط تلفن ثابت سنتی، میتوانید از خط تلفن ثابت اینترنتی نواتل برای ارسال و دریافت فکس ابری استفاده کنید. اما اگر میخواهید از همان خط ثابت کاری خودتان استفاده کنید، سرویس متاما انتخابی هوشمندانه است. این سرویس خط تلفن ثابت شما را به خط تلفن اینترنتی تبدیل میکند تا امکان ارسال فکس آنلاین برای شما فراهم شود.
۲. دستگاه متصل به اینترنت
برای استفاده از فکس آنلاین، دیگر نیازی به دستگاه فیزیکی ندارید. شما میتوانید با هر دستگاهی که به اینترنت متصل است، مانند لپتاپ، کامپیوتر یا موبایل، فکسها را ارسال و دریافت کنید. کافی است وارد پلتفرم فکس آنلاین شوید و مراحل ارسال را طبق راهنمای سرویس انتخابی انجام دهید.
مقایسه فکس آنلاین و فکس سنتی
| معیار | فکس سنتی | فکس آنلاین |
|---|---|---|
| هزینه | بالا | مقرونبهصرفه |
| امنیت اطلاعات | متوسط | بالا |
| دسترسی | محدود | بدون محدودیت |
| سرعت | پایین | سریع |
| تجهیزات | فیزیکی | دیجیتال |
| نحوه آرشیو | کاغذی | در بستر ابری |
| سازگاری با محیطزیست | ندارد | کاملاً سازگار |
۷ تفاوت اصلی فکس آنلاین و فکس سنتی
۱. هزینه راهاندازی و نگهداری
فکس سنتی: نیازمند سرمایه اولیه برای خرید دستگاه، هزینههای چاپ، کاغذ، جوهر، تعمیرات و نگهداری.
فکس آنلاین: بدون نیاز به دستگاه فیزیکی، معمولاً با مدل اشتراک ماهانه یا پرداخت بهازای استفاده، بهمنظور کاهش هزینههای جانبی.
۲. امنیت انتقال اسناد
فکس سنتی: امکان دسترسی به اسناد در حال انتقال و خطر گمشدن یا قرارگیری در دسترس افراد نامناسب.
فکس آنلاین: انتقال اسناد از طریق کانالهای رمزنگاریشده، امکان احراز هویت و کنترل دسترسی، ردگیری ارسال و دریافت.
۳. دسترسی و انعطافپذیری
فکس سنتی: وابسته به مکان و دستگاه، نیاز به حضور فیزیکی در محل برای ارسال یا دریافت فکس.
فکس آنلاین: امکان ارسال و دریافت از هر مکان با اتصال اینترنت، از طریق وب، اپلیکیشن موبایل یا ایمیل.
۴. سرعت ارسال و دریافت
فکس سنتی: سرعت محدود به خط تلفن، امکان اشغال خط، زمانبری در ارسال چند صفحه و خطر قطع ارتباط.
فکس آنلاین: سرعت بالا با استفاده از اینترنت، ارسال همزمان به چند گیرنده و کاهش چشمگیر زمان انتقال.
۵. نیاز به تجهیزات فیزیکی
فکس سنتی: نیازمند دستگاه فکس، خط تلفن اختصاصی، کاغذ، جوهر و فضای فیزیکی.
فکس آنلاین: بدون نیاز به سختافزار خاص، تنها با یک دستگاه متصل به اینترنت (کامپیوتر، موبایل، تبلت).
۶. آرشیو و مدیریت اسناد
فکس سنتی: نیاز به ذخیرهسازی فیزیکی اسناد، مشکل در جستوجو و بازیابی، خطر آسیب یا از بین رفتن مدارک.
فکس آنلاین: ذخیرهسازی دیجیتال، سازماندهی، جستوجوی آسان، دسترسی فوری به تاریخچه و یکپارچگی با نرمافزارهای اداری مانند CRM.
۷. سازگاری با محیط زیست
فکس سنتی: مصرف بالای کاغذ و جوهر، تولید زباله و مصرف انرژی دائمی دستگاه.
فکس آنلاین: حذف یا کاهش شدید مصرف کاغذ، چاپگر و مواد مصرفی، کاهش ردپای کربن.
فکس آنلاین بهتر است یا فکس سنتی؟
اگر همین سؤال را از صاحبان کسبوکارهای امروزی بپرسید، پاسخ قاطع اکثریت آنها فکس آنلاین خواهد بود. اما چرا؟
فکس آنلاین کاملاً با نیازهای دنیای دیجیتال کسبوکارهای امروزی هماهنگ است. این نیازها شامل دورکاری، مدیریت اسناد بدون کاغذ و اهمیت امنیت اطلاعات میشوند.
با این حال، نمیتوانیم یک نسخه واحد برای همه بپیچیم. هنوز هم ممکن است برای برخی کسبوکارها شرایط خاصی وجود داشته باشد که به یک دستگاه فکس سنتی نیاز داشته باشند. در ادامه، با نگاهی منصفانه، بررسی میکنیم که کدام کسبوکارها احتمالاً هنوز به فکس سنتی وابستهاند.
مقایسه فکس آنلاین با روشهای جایگزین مانند ایمیل و پیامرسانها
در نگاه اول، ممکن است این سؤال مطرح شود که با وجود ایمیل یا پیامرسانهای مختلف (مانند تلگرام یا واتساپ)، چرا هنوز از فکس استفاده میشود؟ پاسخ این سؤال در ماهیت رسمی و حقوقی فکس نهفته است.
ایمیل و پیامرسانها برای ارتباطات روزمره مناسباند، اما در بسیاری از سازمانها برای ارسال اسناد رسمی، قراردادها یا مکاتبات حقوقی، از نظر اعتبار و ساختار قابل اتکا نیستند.
فکس آنلاین این کمبود را جبران میکند. از یکسو، رسمیت و اعتبار فکس را حفظ میکند و از سوی دیگر، محدودیتهای فکس سنتی را ندارد.
همچنین برخلاف پیامرسانها، فرآیند ارسال و دریافت فکس آنلاین قابل ثبت و پیگیری است؛ موضوعی که در بسیاری از فرآیندهای اداری و حقوقی اهمیت حیاتی دارد. این یعنی همه سوابق به طور کامل در آرشیو فضای ابری قرار دارد تا در هر زمان و مکان به راحتی در دسترس باشد.
چه کسبوکارهایی به فکس سنتی نیاز دارند؟
۱- سازمانهای با زیرساخت محدود یا بدون دسترسی به اینترنت پایدار؛ مانند برخی کارگاهها یا تأسیسات در مناطق دورافتاده.
۲- مراکز خاص با پروتکلهای امنیتی فوقسختگیرانه (و قدیمی). در برخی قوانین داخلی، استفاده از رسانه فیزیکی را اجباری میدانند. (توجه: استانداردهای رمزنگاری در فکس آنلاین اغلب از امنیت اسناد چاپشده روی میز بیشتر است).
۳- کاربرانی که به هیچ وجه نمیتوانند با فناوری جدید سازگار شوند و امکان آموزش یا پشتیبانی برای آنها وجود ندارد.
بهطور کلی، میتوان گفت استفاده از فکس سنتی بیشتر بهخاطر محدودیتهای زیرساختی یا قانونیِ قدیمی است تا یک انتخاب بهینه.
برای کسبوکارهای مختلف مزایای فکس آنلاین چیست؟
- کسبوکارهای در حال رشد و استارتاپها: با حذف هزینه خرید دستگاه فکس و کاغذ، در منابع مالی و فضای فیزیکی محدود خود صرفهجویی میکنند.
- تیمهای دورکار و سازمانهای چندشعبه: امکان یکپارچگی اطلاعات و هماهنگی فوری را بدون وابستگی به مکان فراهم میکند. کارمندان در هر نقطهای میتوانند از طریق اینترنت فکس ارسال و دریافت کنند. همچنین به آرشیو و مستندات قبلی نیز دسترسی یکپارچه دارند.
- صنایع حساس به امنیت مانند حقوقی، پزشکی و مالی: با ویژگیهایی مانند رمزنگاری سرتاسری، تاییدیه تحویل، آرشیو دیجیتال امن و کنترل دسترسی، از اسناد محرمانه بسیار بهتر محافظت میکند.
- کسبوکارهای مشتریمحور و پرمبادله: با یکپارچه شدن با نرمافزارهای CRM یا مرکز تلفن، تمام مکاتبات در پروفایل مشتری ذخیره شده و دسترسی به سوابق را سریع و آسان میکند.
- سازمانهای متعهد به مسئولیت اجتماعی و پایداری: با حذف کامل مصرف کاغذ، جوهر و انرژی اضافی، گامی موثر در جهت عملی کردن تعهدات زیستمحیطی برمیدارند.
| نوع کسبوکار | فکس سنتی | فکس آنلاین |
|---|---|---|
| استارتاپها و کسبوکارهای نوپا | ناکارآمد و پرهزینه | انتخاب منطقی و مقرونبهصرفه |
| شرکتهای کوچک و متوسط (SMEs) | نیازمند تجهیزات اضافی | ساده، منعطف و قابل توسعه |
| سازمانهای چندشعبهای | وابسته به مکان و دستگاه | مدیریت متمرکز بین همه شعب |
| تیمهای دورکار و هیبرید | عملاً غیرقابل استفاده | کاملاً سازگار با دورکاری |
| واحدهای حقوقی و اداری مدرن | آرشیو کاغذی و پرخطا | آرشیو دیجیتال و قابل پیگیری |
| شرکتهای در حال رشد | محدودکننده توسعه | همراستا با رشد کسبوکار |
| محیطهای بدون اینترنت پایدار | قابل استفاده | وابسته به اینترنت |
نحوه ارسال فکس آنلاین در ۵ مرحله
اگر اولین بار است که از این سرویس استفاده میکنید، نگران نباشید. ما در یک مقاله جامع و گامبهگام، تمام مراحل را با جزئیات کامل و تصویری آموزش دادهایم. برای مشاهده آموزش کامل و تصویری نحوه ارسال فکس آنلاین، روی لینک زیر کلیک کنید:
پس از مطالعه این راهنما، در کمتر از ۵ دقیقه میتوانید اولین فکس آنلاین خود را با اطمینان کامل ارسال کنید.
فکس آنلاین در کنار سایر کانالهای ارتباطی
یکی از مهمترین مزایای فکس آنلاین، امکان استفاده از آن در کنار سایر کانالهای ارتباطی سازمان است. در بسیاری از کسبوکارها، تماس تلفنی، پیامک و فکس بهصورت جداگانه مدیریت میشوند که این موضوع باعث پراکندگی اطلاعات و افزایش خطای انسانی میشود.
وقتی فکس آنلاین در کنار مرکز تلفن ابری و پنل پیامکی استفاده شود، ارتباطات کسبوکار بهصورت یکپارچه پیش میرود. این یکپارچگی باعث میشود همه تعاملات با مشتریان، اعم از تماس، پیامک یا ارسال اسناد، در یک مسیر مشخص و قابل مدیریت قرار بگیرند.
نتیجه این رویکرد، افزایش نظم سازمانی، پاسخگویی سریعتر و کاهش سردرگمی در مدیریت ارتباطات است.
فکس ابری نواتل؛ یکپارچگی در ارتباطات کاری
فکس ابری نواتل بخشی از یک اکوسیستم یکپارچه ارتباطی است که به کسبوکارها کمک میکند مدیریت ارتباطات خود را بهصورت متمرکز و هوشمند پیش ببرند.
این سرویس در کنارسایر ابزارهای ارتباطی، امکان ارسال، دریافت و مدیریت اسناد را در یک بستر واحد فراهم میکند؛ بدون نیاز به زیرساختهای جداگانه یا ابزارهای پراکنده.
یکپارچگی این سرویسها باعث میشود جریان ارتباط با مشتریان، همکاران و شعب مختلف سریعتر، منظمتر و قابلردیابی باشد و کسبوکارها بتوانند با کاهش پیچیدگیهای عملیاتی، بهرهوری و کیفیت پاسخگویی خود را به شکل محسوسی افزایش دهند.
اگر شماهم قصد دارید از این سرویس استفاده کنید و نیاز به مشاوره بیشتر دارید، همینحالا با کارشناسان ما تماس بگیرید.
سؤالات متداول در مورد تفاوت فکس آنلاین و فکس سنتی
1. آیا فکس آنلاین از نظر قانونی معتبر است؟
بله، در اکثر کشورها و برای اکثر مقاصد، فکس آنلاین که دارای تأییدیه دریافت (Delivery Confirmation) و آرشیو باشد، از اعتبار قانونی برابر با فکس سنتی برخوردار است. برای اطمینان بیشتر، قوانین حوزه فعالیت خود را بررسی کنید.
2. آیا میتوانم از شماره تلفن ثابت فعلی خود برای فکس آنلاین استفاده کنم؟
بله، با استفاده از سرویسهایی مانند متاما میتوانید شماره تلفن ثابت سنتی خود را به یک خط اینترنتی تبدیل کنید و بدون تغییر شماره، از آن برای ارسال و دریافت فکس آنلاین استفاده نمایید.
3. هزینه فکس ابری (آنلاین) چگونه محاسبه میشود؟
معمولاً بهصورت اشتراک ماهانه یا پرداخت به ازای مصرف (Pay-as-you-go) ارائه میشود که بسته به حجم ارسالها، میتواند برای کسبوکارهای کوچک تا بزرگ بهصرفه باشد.
4. امنیت اطلاعات در فکس ابری چگونه تضمین میشود؟
فکس ابری از کانالهای رمزنگاریشده، کنترل دسترسی و احراز هویت کاربران پشتیبانی میکند. همچنین امکان ردگیری ارسال و دریافت اسناد را بهصورت دقیق برای مدیران فراهم میکند.
نواتل
افزودن دیدگاه