تلفن گویا (IVR) چیست؟
تلفن گویا (IVR) یا همان Interactive Voice Response، یک سیستم اتوماتیک است که به تماسگیرندگان امکان میدهد تا از طریق دستورات صوتی یا دکمههای صفحهکلید تلفن خود با سیستم ارتباط برقرار کنند و درخواستهای خود را بهصورت خودکار انجام دهند. به عبارت سادهتر، راهاندازی تلفن گویا به عنوان یک منشی هوشمند در سازمان شما، میتواند تماسها را هدایت کند، اطلاعات مهم را بهصورت صوتی ارائه دهد و حتی از طریق گزینهها یا ورودیهای مختلف، پاسخهای اتوماتیک به تماسها بدهد.اگر علاقه دارید اطلاعات دقیقتری درباره تلفن گویا و نحوه عملکرد آن بدانید، پیشنهاد میکنیم مقالهای که قبلاً در این زمینه نوشتهایم را مطالعه کنید تا با جزئیات بیشتر این سیستم را بشناسید.
راهاندازی سیستم تلفن گویا؛ راهحل هوشمندانه نواتل برای مدیریت تماس ها
حالا که با مفهوم کلی تلفن گویا یا منشی گویا آشنا شدیم، همراه ما باشید تا به سراغ یکی از پیشرفتهترین و محبوبترین راهحلهای IVR، برویم. با راهاندازی تلفن گویا نواتل بهعنوان یک سرویس تلفن ابری به راهحلهایی جامع و کارآمد برای کسبوکارتان دست خواهید یافت که در مدیریت تماسها و بهبود تعاملات مشتریان تاثیرات ویژه ای دارد.
مدیریت صف تماس با راهاندازی تلفن گویا نواتل
یکی از امکانات برجسته ای که بعد از راهاندازی سیستم تلفن گویا نواتل به آن دسترسی خواهید داشت، مدیریت حرفهای و هوشمندانه صف تماسها است. در این سیستم، وقتی تعداد زیادی تماس بهطور همزمان وارد میشود، سیستم بهصورت اتوماتیک و بر اساس تنظیمات از پیش تعیینشده، تماسها را مدیریت میکند. این مدیریت میتواند شامل صفبندی خودکار تماسها، انتقال به دپارتمانهای مختلف و حتی قرار دادن تماسها در حالت انتظار تا زمانی که اپراتور آزاد شود باشد.
این قابلیت برای کسبوکارهایی که حجم زیادی از تماسها را در طول روز دریافت میکنند، بسیار ضروری است. با تلفن گویا نواتل، مشتریان هیچگاه از طولانی بودن زمان انتظار خسته نمیشوند و همیشه تجربهای مثبت از ارتباط با شرکت شما خواهند داشت.
چرا راهاندازی تلفن گویا نواتل، انتخاب اول کسبوکارهاست؟
تلفن گویا نواتل دارای ویژگیها و مزایای بسیاری است که آن را از سایر محصولات مشابه متمایز میکند. این مزایا عبارتند از:
-
- پشتیبانی 24 ساعته: با تلفن گویا نواتل بدون وقفه و در تمام ساعات شبانهروز در دسترس مشتریان هستید و میتوانید با تعیین شروط زمانی در تنظیمات، سناریوهای مختلفی را برای ساعات مختلف، تنظیم کنید. بنابراین حتی در خارج از ساعات کاری هم قادر به دریافت تماس و پاسخگویی به درخواستها خواهید بود.
- امکان سفارشیسازی بالا: شما میتوانید پیامها و گزینههای تلفن گویا را بهطور کامل بر اساس نیازها و استراتژی کسبوکار خود تنظیم کنید. این قابلیت به شما این امکان را میدهد که تماسها را دقیقاً مطابق با نیازهای مشتریان هدایت کنید.
-
- یکپارچگی با دیگر سیستمها: تلفن گویا نواتل، یکپارچه با دیگر امکانات مرکز تماس ابری شما است و از پنل مدیریتی، به راحتی قابل دسترسی است.
- کاهش هزینهها و نیاز به نیروی انسانی: با راهاندازی تلفن گویای نواتل، نیاز به استخدام نیروی انسانی برای پاسخگویی به تماسها و مدیریت صفها به حداقل میرسد. این موضوع میتواند هزینههای شرکت را بهطور چشمگیری کاهش دهد.
- پاسخگویی سریعتر و حرفهایتر: تماسهای ورودی بهسرعت و بهطور دقیق به بخش مورد نظر ارجاع داده میشوند و امکان همزمانی تماس به تعداد دلخواه، که این امر بهبود کیفیت پاسخگویی و رضایت مشتری را در پی دارد.
نحوه راهاندازی تلفن گویا(IVR) در پنل نواتل
یکی از ویژگیهای جذابی که با راهاندازی سیستم تلفن گویا نواتل، امکان تنظیم و پیکربندی منوی تعاملی صوتی (IVR) از طریق پنل مدیریتی آن است. در این بخش، مراحل انجام تنظیمات مربوط به تلفن گویا در پنل نواتل را بهطور کامل شرح میدهیم.
۱. ورود به پنل مدیریتی نواتل
برای شروع راهاندای تلفن گویا نواتل، ابتدا وارد پنل مدیریتی نواتل شوید. این پنل به شما امکان میدهد تا تنظیمات مختلف تلفن گویا(IVR) خود را بهراحتی انجام دهید.
۲. تنظیمات بخش مدیریت IVR
در پنل مدیریتی ، میتوانید گزینههای مربوط به منشی گویا(IVR) نواتل را تنظیم کنید. برای مثال، با کلیک بر روی گزینه “ایجاد منوی IVR”، میتوانید نام منوی مورد نظر خود را وارد کرده و پیامهای صوتی مرتبط با هر بخش را ضبط یا بارگذاری نمایید. این پیامها میتوانند شامل معرفی شرکت، اطلاعرسانی درباره ساعات کاری، یا روشهای تماس با بخشهای مختلف باشند.
۳. اتصال به کاربر قبلی
در مسیر راهاندازی تلفن گویا با فعال کردن گزینه “اتصال به کاربر قبلی” ، تماسگیرنده به همان اپراتوری که قبلاً با او در ارتباط بوده است، متصل میشود. اگر اپراتور در حال مکالمه باشد، پس از گذشت مدت زمان مشخص شده در فیلد “مدت زمان اتصال به کاربر”، تماسگیرنده به صف انتظار منتقل میشود.
۴. پیکربندی پیامهای IVR
پس از تعیین نام منوی IVR و بارگذاری فایلهای صوتی، میتوانید گزینهی هدایت تماسها به بخشهای مختلف را تنظیم کنید. برای مثال:
“برای ارتباط با بخش فروش، عدد ۱ را وارد کنید.”
“برای دریافت پشتیبانی فنی، عدد ۲ را وارد کنید.”
۵. انتخاب عملکرد پس از اتمام منوی IVR
این گزینه در مسیر راه اندازی تلفن گویا برای مواقعی است که تماسگیرنده هیچ یک از کلیدهای منوی IVR را انتخاب نکرده باشد. در چنین حالتی، پس از اتمام پخش منوی IVR، تماسگیرنده بهطور خودکار به بخشی که از قبل تعیین کردهاید، هدایت میشود.
۶. مدیریت صف انتظار
یکی از تنظیمات مهم در پنل نواتل، ایجاد و مدیریت صف انتظار تماسها است. شما میتوانید تعداد تماسهای همزمان در صف، مدت زمان انتظار و نحوه ارجاع تماسها به اپراتورها را تعیین کنید.
۷. ذخیره و تست تنظیمات
پس از انجام تمام تنظیمات، آنها را ذخیره کرده و سیستم تلفن گویا(IVR) را آزمایش کنید تا از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل نمایید. این مرحله به شما کمک میکند تا هرگونه خطا را شناسایی و برطرف کنید.
با دنبال کردن این مراحل، میتوانید به راحتی منوی تعاملی صوتی (IVR) خود را در پنل نواتل تنظیم و مدیریت کنید.
تحول در پشتیبانی کسبوکار با راهاندازی تلفن گویا(IVR) نواتل
سیستم تلفن گویا، یک ابزار کارآمد برای مدیریت تماسها و ارتقای کیفیت خدمات مشتری است. این سیستم با قابلیتهایی مانند هدایت هوشمند تماسها، مدیریت صفها، یکپارچگی با دیگر سیستمها و کاهش هزینههای نیروی انسانی، به کسبوکارها کمک میکند تا تجربه بهتری برای مشتریان خود رقم بزنند.
همچنین، تنظیمات IVR در پنل نواتل، امکان پیکربندی دقیق و سفارشی سیستم را به راحتی فراهم میآورد. اگر به دنبال یک راهحل پیشرفته و مقرونبهصرفه برای مدیریت تماسهای خود هستید، همین حالا با شماره 02182800000 تماس بگیرید. کارشناسان نواتل به صورت 24ساعته پاسخگوی شما عزیزان هستند.
افزودن دیدگاه