سرویس ارتباطات یکپارچه ابری چیست؟| مزایای UCaaS

سرویس ارتباطات یکپارچه ابری (UCaaS)، یک پلتفرم ابری است؛ تمامی روش‌های ارتباطی مورد نیاز برای کارهای گروهی، مانند تماس صوتی، ویدئو کنفرانس، ارسال پیام متنی و انواع فایل در شبکه‌های اجتماعی متفاوت، بر این بستر گردآوری شده‌اند تا هم فرآیند مدیریت ارتباطات تسهیل شود و هم کارمندان و اپراتورها بتوانند در صورت نیاز خارج از سازمان نیز به این سرویس دسترسی داشته باشند. اگر میخواهید با سرویس ارتباطات یکپارچه ابری بیشتر آشنا شوید و اقدام به استفاده از UCaaS در سازمان خود کنید؛ تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

سرویس ارتباطات یکپارچه چیست؟

با پیشرفت‌های تکنولوژی و ابزارهای مربوط به هماهنگی‌های درون‌سازمانی، تقریبا تمام نیازهای کسب و کارها پاسخ داده شده است تا مدیریت ارتباطات بین همکاران تسهیل شود. UCaaS یک ابزار نوآورانه است که همه‌ی امکاناتی که شما از چندین اپ مختلف دریافت می‌کنید را در یک اپلیکیشن، یکپارچه می‌کند و شما را عملا از گذار بین بسترهای متفاوت برای برقراری ارتباطات به اشکال گوناگون، بی نیاز می‌کند.

البته پاسخ به سوال سرویس ارتباطات یکپارچه چیست، نمی‌تواند محدود به توضیح اپلیکیشن و زیرساخت‌های فناورانه شود. ارتباطات یکپارچه یک نگرش است که قرار است بازدهی شما را بالا برده و کمک کند تا تنها با استفاده از یک اپلیکیشن با همکاران خود ارتباط موثر برقرار کنید و از سایر ابزارهای ارتباطی و اشتراک‌گذاری، بی نیاز شوید.

سرویس ارتباطات یکپارچه UCaaS چگونه کار می‌کند؟

سرویس UCaaS، جایگزینی برای تمامی اپلیکیشن‌ها، نرم‌افزارها و کانال‌هایی است که برای برقراری ارتباط درون سازمانی، استفاده می‌شوند و به شما امکان می‌دهد تا بر یک بستر واحد، مانند اپ اختصاصی نواتل، امکانات مورد نیاز خود را به صورت یکپارچه داشته باشید.
مادامی که بخواهید سرویس ارتباطات یکپارچه را در سازمان خود به کار گیرید، اولین و اساسی‌ترین قدم، استفاده از خط تلفن اینترنتی است که هم سازگاری بیشتری با سایر روش‌های ارتباطی نوین دارد و هم نیازی به خرید و نگهداری سخت‌افزارهای گران نداشته و قابلیت اتصال به مرکز تماس ابری را نیز دارد.

سرویس ارتباطات یکپارچه را باید از شرکت‌های ارائه دهنده تهیه کنید؛ شما می‌توانید با خیال آسوده راه‌اندازی، نگهداری و حفظ امنیت سرویس یکپارچه‌ی خود را به یک شرکت میزبان قابل اعتماد بسپارید. نواتل اولین و تنها ارائه‌دهنده‌ی سرویس ارتباطات یکپارچه با اپلیکیشن اختصاصی در ایران است که با یک دیتاسنتر مجهز و قوی‌ترین سرورها، میزبان صدها کسب و کار متفاوت است.

قسمت‌های مختلف یک سرویس UCaaS چیست؟

سرویس ارتباطات یکپارچه معمولاً بخش‌های زیر را شامل می‌شود:

سرورهای برنامه که در دیتاسنتر شرکت ارائه‌دهنده قرار دارد و میزبان کلیه‌ی اطلاعات شماست.

اپلیکیشن اختصاصی که یا به صورت نرم افزاری و یا به صورت تحت وب روی موبایل و ویندوز کسب و کار شما نصب شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد.
دستگاه‌های هوشمندی مانند موبایل یا کامپیوتر که به عنوان مبدا و مقصد تماس‌ها در نظر گرفته شده و انتقال بسته‌های داده بین شما و شرکت میزبان از طریق آن‌ها انجام می‌شود.

مقایسه‌ی VoIP و UCaaS

سوالی که معمولا ذهن بسیاری از مخاطبین و مشتریان نواتل را به خود جلب می‌کند، این است که تفاوت ویپ VoIP و سرویس UCaaS چیست؟ اگر چه به احتمال زیاد تا این لحظه پاسخ خود را گرفته باشید اما جهت تاکید در این بخش هم به این تفاوت اشاره می‌کنیم.
وُیپ در واقع مخفف عبارت Voice Over Internet Protocol است و فناوری برقراری تماس صوتی بر بستر اینترنت می‌باشد. در واقع این تکنولوژی، یکی از زیرمجموعه‌های سرویس ارتباطات یکپارچه است که به کارگیری آن شما را به مجهز شدن به مرکز تماس ابری و در نهایت تجربه‌ی برقراری ارتباطات یکپارچه‌ی درون و برون‌سازمانی، نزدیک می‌کند.

تفاوت CCaaS و UCaaS

مرکز تماس ابری یا همان CCaaS، سرویسی است که تمرکز اصلی آن بر روی ارتباط با مشتریان است. CCaaS به شما این امکان را می‌دهد که هر روش ارتباطی‌ای که در هر حال حاضر به کار می‌گیرید را یکپارچه کنید و بتوانید ارتباطات برون‌سازمانی خود را از طریق یک داشبورد و اپلیکیشن پیش برده و مدیریت کنید. البته نوع ارائه‌ی مرکز تماس ابری و مرکز تلفن ابری، با توجه به نیاز مشتریان و امکانات اپلیکیشن اختصاصی، به گونه‌ای است که شما به طور همزمان هم به UCaaS و هم به CCaSS مجهز خواهید شد. برای کسب اطلاعات بیشتر در این باره، مطالعه‌ی مقاله‌ی زیر، پیشنهاد می‌شود.

آیا UCaaS همان CPaaS است؟

این دو سرویس تا حد زیادی کارکرد مشابهی دارند اما یک فرق اساسی دارند! سرویس ارتباطات یکپارچه UCaaS، طبق تعاریفی که تا این لحظه مطرح شد، راه حلی است برای یکپارچه‌سازی ارتباطات درون‌سازمانی از طریق یک اپلیکیشن. اما در مقابل پلتفرم ارتباطات یا همان CPaaS، سرویسی است که به شما امکان ایجاد یک پلتفرم ارتباطی جدید و شخصی‌سازی شده می‌دهند. طبعاً CPaSS قیمت بالاتری داشته و مناسب شرکت‌هایی است که بنا به شرایط خاص نیاز به یک سرویس ارتباطی یکپارچه اما شخصی سازی شده، دارند. با استفاده از CPaaS شما یک سری از API ها، کدهای آماده و SKDها را از شرکت ارائه دهنده دریافت می‌کنید تا بتوانید به طور کامل این بستر را طبق نیاز و سلایق خود باز طراحی کنید.

اصلی ترین مزایای سرویس ارتباطات یکپارچه چیست؟

شما تا این لحظه با اینکه مفهوم سرویس ارتباطات یکپارچه UCaaS چیست، آشنا شدید. در این بخش به بررسی امکانات این سرویس می‌پردازیم تا دریابید که با استفاده از آن دقیقا چه تفاوتی در فرایندهای ارتباطیِ کسب و کار شما رخ خواهد داد.

نوع ارتباط پرسنل شما با یکدیگر، تاثیر مستقیمی بر بازدهی سازمانی می‌گذارد. هر چه راه‌های ارتباطی شما در درون شرکت، به یکپارچگی مایل شود، نظم سازمانی و دقت بالاتری حاصل می‌شود. برای اولین بار در ایران، با کمک اپلیکیشن اختصاصی نواتل، این امکان در اختیار کسب و کارها قرار داده شده است.

برخی از مزایای UCaaS و اهمیت آن‌ها را در ادامه توضیح داده‌ایم:

یکپارچگی

اصلی‌ترین کارکرد UCaaS همانطور که از نامش پیداست، یکپارچگی آن است. این سرویس بر بستر اینترنت اجرا می‌شود و اپلیکیشن اختصاصی نواتل جایگزین تمام اپلیکیشن ها و آن تجهیزاتی است که در گذشته استفاده می‌شد. این اپلیکیشن به راحتی روی هر دستگاه هوشمند، هم به صورت نصبی و هم تحت وب، قابل استفاده می‌باشد. در نتیجه کارمندان از هر نقطه‌ی جغرافیایی و در هر ساعتی از شبانه‌روز، به این سرویس یکپارچه دسترسی خواهد داشت.

تطبیق پذیری

در حال حاضر پیشرفته‌ترین سیستم ارتباطی از طریق نواتل در اختیار شماست. اما تکنولوژی هر لحظه در حال پیشرفت است و شما باید کسب و کار خود را همواره با این تغییرات وفق دهید. از آنجایی که سرویس ارتباطات یکپارچه به صورت ابری ارائه می‌شود، در مقایسه با نسل‌های قبلی خود قابلیت بیشتری برای انطباق با تغییرات این حوزه مانند ترکیب با هوش مصنوعی و… دارند.

امنیت بالا

شرکت‌های ارائه دهنده‌ای مثل نواتل، که سالیان سال است در حوزه‌ی ارتباطات تجربه دارند، با دیتاسنترهای مجهز، صلاحیت بالاتری برای حفاظت از اطلاعات شما دارند. شما با استفاده از خدمات ارتباطی بر بستر اینترنت، بدون نیاز به هیچ تجهیزات و نیروی انسانی در بخش فنی، سرویس ارتباطات یکپارچه را به کار می‌گیرید و هزینه‌ای بابت راه اندازی دیتاسنتر در درون سازمان، نمی‌پردازید.

افزایش راندمان

سرویس ارتباطات یکپارچه، علاوه بر ارتباطات برو‌ن‌سازمانی، تعاملات درون‌سازمانی را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد. استفاده از یک مرکز تلفن ابری به کارمندان کمک می‌کند تا نقطه نظرات خود را راحت‌تر به اشتراک بگذارند و اطلاعاتی که سایر همکاران طی تعاملات گذشته با مشتری ثبت کرده‌اند را بی واسطه بررسی کنند. همچنین در نواتل شما می‌توانید با استفاده از CRM ابری نواتل در کنار سایر قابلیت‌ها بسیاری از فرایندهای ارتباط با مشتری را تسهیل کرده و با کیفیت بالاتری انجام دهید.

چه کسب‌وکارهایی به سرویس ارتباطات یکپارچه نیاز دارند؟

هر کسب و کاری، در هر حوزه فعالیتی و با هر میزان توسعه‌ای، برای پیشرفت و بالا بردن راندمان پرسنل، نیاز دارد تا با استفاده از سرویس ارتباطات یکپارچه ابری، با کمترین هزینه ارتباطات درون‌سازمانی را مدیریت کند. اما نکته‌ی حائز اهمیت اینجاست که هر کسب و کار به اقتضای شرایطی که دارد، به برخی قابلیت خاص از این سرویس نیاز دارد. شما در نواتل قابلیت های مختلفی را مشاهده می‌کنید که هر یک مناسب قشر خاصی از افراد است.
تنوع در نوع محصولات و پنل‌ها دست شما را در انتخاب باز می‌گذارد تا سرویس ارتباطات یکپارچه سازمان خود را شخصی سازی کنید. این انعطاف از تعداد همزمانی تماس تا قابلیت‌های جزئی‌تر مثل اتصال وبچت و فکس ابری، مصداق دارد.

چه زمانی می‌توانیم ادعا کنیم ارتباطات در شرکت ما یکپارچه هستند؟

اگر جلسات و ویدئوکنفرانس‌هایتان از طریق یک اپلیکیشن برگزار می‌شود، ایمیل و فکس را به روش‌های معمول ارسال می‌کنید، تماسهای تلفنی از طریق یک مرکز تماس صورت می‌گیرند، از پلتفرم دیگری برای تعاملات درون‌سازمانی استفاده کرده و در نهایت یک CRM دارید که به سختی اطلاعات مربوط به همه‌ی این پلتفرم‌ها را در آن وارد می‌کنید، با سیستم ارتباطات یکپارچه بسیار فاصله دارید. اما در صورت یکپارچه‌سازی ارتباطات در سازمان، تمامی مثال‌های آورده شده در یک پلتفرم واحد اجرا می‌شوند و اگر راه ارتباطی دیگری خارج از این موارد وجود داشته باشد امکان یکپارچه کردن آن وجود خواهد داشت.

چگونه سرویس ارتباطات یکپارچه را در سازمان خود به کار بگیریم؟

جدای از مسائل نرم‌افزاری که به عهده‌ی شرکت میزبان است، یکپارچه‌سازی ارتباطات یک فرهنگ سازمانی می‌باشد؛ پس نیاز است تا این رویکرد را در کنار مسائل تکنیکی به کارمندان خود آموزش دهید. اگر این فرهنگ در سازمان شما جا بیفتد و همه‌ی دپارتمان‌ها از آن پیروی کنند، تنها کاری که نیاز است انجام دهید، این است که یک شرکت میزبان متخصص برای راه اندازی مرکز تلفن ابری خود، انتخاب کنید.

چگونه بهترین ارائه‌دهنده سرویس ارتباطات یکپارچه را شناسایی کنیم؟

در این بخش به چند معیار مهم که باید برای انتخاب شرکت میزبان بررسی کنید، می‌پردازیم تا با داشتن این چک لیست احتمال اینکه مطمئن‌ترین انتخاب را داشته باشید، بالا برود. سرویس ارتباطات یکپارچه، محصولی جامع است که مجموعه‌ی بزرگی از شرکت شما را شامل می‌شود و شما نمی‌توانید به راحتی این سرویس را بدون تحقیق و بررسی دقیق شرکت‌های میزبان تهیه کنید.

برخی از کلیدی‌ترین شاخصه‌هایی که نیاز به بررسی دارند، عبارتند از:

خوش نامی و قالب اعتماد بودن

با بررسی کامنت‌هایی که در مورد ارائه دهندگان در صفحات مجازی ثبت شده است، یک دید اولیه درباره‌ی کیفیت پشتیبانی و ارائه خدمات خواهید گرفت. اما تماس مستقیم با کارشناسان هر شرکتی و پرسیدن سوالات تخصصی درباره‌ی نحوه راه‌اندازی و نگهداری از سرویس، می‌تواند خیال شما را راحت‌تر کند.

خدمات مشتریان

حتما از نوع ارائه خدمات استقرار و پشتیبانی مجموعه اطمینان حاصل کنید و تک تک قابلیت‌هایی که با خرید سرویس ارتباطات یکپارچه به آن دسترسی پیدا خواهید کرد را چک کنید. گاهاً تصور مشتریان این است که دو ارائه دهنده‌ی UCaaS محصولات مشابهی را با قیمت‌های بسیار متفاوت ارائه می‌دهند اما در اصل قابلیت‌‌های محصول و پشتیبانی شرکت، مسئله‌ی دیگری باشد.

پایداری سرویس

پایداری سرویس‌های مربوط به ارتباطات درون سازمانی، اهمیت بسیاری دارد؛ چرا که در هر شرایطی عدم‌هماهنگی بین همکاران یک مجموعه و قطع کانال‌های ارتباطی بین دو دپارتمان، علی الخصوص در شرایطی که برخی همکاران دورکار باشد، می‌تواند کلیه‌ی فرایندهای سازمانی را مختل کند.

همگام‌سازی

مطمئن شوید که سرویس ارتباطات یکپارچه را از شرکتی تهیه می‌کنید که تیم فنی قابل اعتمادی داشته باشد. هم از این جهت که پایداری و امنیت را تضمین می‌کنند، هم این که در صورت پیشرفت تکنولوژی‌های این حوزه، جدیدترین آپدیت‌ها را برای سرویس ارائه خواهند داد.

انعطاف‌پذیری

پیش از این هم عنوان کردیم که شما حتما به سرویس ارتباطات یکپارچه نیاز دارید اما بسته به نیاز، ممکن است که برخی قابلیت‌های آن به کار شما نیاید. پس هرچه شرکتی که انتخاب می‌کنید پنل‌های متفاوت‌تری ارائه دهد، برای شما به صرفه‌تر و کاربردی‌تر خواهد بود.

نواتل، تنها سرویس ارتباطات یکپارچه ابری UCaaS در ایران

در صورت انتخاب یک ارائه‌دهنده‌ی حرفه‌ای در این حوزه، ارتباطات در سازمان شما یکپارچه‌تر و تاثیر این یکپارچگی در بازدهی عملکرد کارکنان، عمیق‌تر خواهد شد. به طور مثال نواتل با ارائه‌ی یک اپلیکیشن اختصاصی و پنل مدیریتی، بالاترین سطح کیفیت ارتباطات یکپارچه را در دسترس شرکت‌ها قرار می‌دهد و در نهایت با امکان اتصال به CRM و همچنین ارائه‌ی یک سرویس سی آر ام ابری در پنل مدیریتی، شما را از هر پلتفرم دیگری برای مدیریت ارتباطات درون سازمانی، بی‌نیاز می‌کند.