دفتر کار مجازی، مفهومی است که باعث شده بسیاری از افراد، ایده‌های استارتاپی خود را اجرا کنند و تبدیل به یک سازمان رسمی شوند؛ بدون اینکه نگران هزینه‌های هنگفت اجاره‌ی دفتر و مکان فیزیکی باشند. اعتبار یک کسب و کار می‌تواند به اطلاعات تماسی باشد که در اختیار مشتری می‌گذارد.در این مقاله به این مسئله می‌پردازیم که مزایا و معایب دفتر کار مجازی چیست و مناسب چه کسب‌وکارهایی است.
دفتر کار مجازی چیست؟
شما زمانی میتوانید ادعا کنید که صاحب یک دفتر کار مجازی هستید، که تمامی امور بین پرسنل شما و پروسه‌ی نظارت و مدیریت این امور، بدون نیاز به حضور در یک سازمان، قابل انجام باشد. شما ممکن است یک استارتاپ نوظهور باشید و دفتر فیزیکی نداشته باشید و بخواهید به چنین امکانی دسترسی پیدا کنید و یا اینکه بخواهید بنا به دلایل مختلف برای شرکت خود یک شعبه‌ی مجازی هم داشته باشید.
دفتر کار مجازی چه بخش‌هایی دارد؟
برای اینکه بتوانید به هدف بالا دست یابید، باید زیرساخت‌های اینترنتی را ایجاد کنید. درواقع هر موردی که اگر یک دفتر فیزیکی داشتید، به صورت حضوری و سنتی انجام می‌دادید، در دفتر مجازی در فضای ابری و بر بستر اینترنت انجام می‌شود. به طور مثال دیگر نیاز به تلفن رومیزی برای برقراری تماسهای ورودی و خروجی ندارید و تلفن سنتی، با مرکز تلفن ابری و سافت فون جایگزین شده است. و یا به جای دستگاه فکس‌های گران قیمت، از فکس اینترنتی استفاده می‌کنید.
از طرفی شماره ثابت که اعتبار شما در برابر مشتریانتان است، در دفتر کار مجازی با شماره ثابت‌های ابری قابل ارائه است؛ بدون اینکه نیاز باشد حتما آدرس پستی‌ای داشته باشید.
سرویس‌های دفتر کار مجازی نواتل
دفتر کار مجازی نواتل، یک مجموعه‌ی کامل از تمامی مواردی است که برای مدیریت آنلاین کسب و کار خود به آن نیاز دارید. در این بخش این موارد را به طور کامل بررسی خواهیم کرد.
خط تلفن اینترنتی
پیش شماره‌ی 8280، یک پیش شماره معتبر شرکتی در استان تهران است که میتوانید بدون داشتن دفتر حضوری در این استان و دردسر کابل‌کشی و تهیه‌ی سخت افزارها، از نواتل تهیه کنید و مالکیت دائمی آن را داشته باشید. داشتن خط تلفن اینترنتی در کنار اعتباری که در برابر مشتریان برای شما می‌سازد، در فرایندهایی مثل گرفتن اینماد، می‌تواند برای شما کارساز باشد.
مرکز تلفن ابری
با تهیه خط تلفن اینترنتی، میتوانید یک مرکز تلفن ابری نیز داشته باشید که در صورت رشد کسب و کارتان و افزایش تماس‌ها، قادر به پاسخگویی تماس‌ها از چندین کانال به صورت همزمان باشید. مرکز تلفن ابری نواتل شامل امکاناتی مانند صف تماس، تلفن گویا، پنل مدیریتی، اپلیکیشن اختصاصی و.. می‌باشد که انعطاف‌پذیری بیزینس شما در راستای دورکاری پرسنل را بالا می‌برد.
اپلیکیشن اختصاصی
تنها کاری که یک اپراتور تماس برای دسترسی به مرکز تلفن ابری باید انجام دهد، نصب اپلیکیشن اختصاصی است. در این اپلیکیشن شما دسترسی به یک دفترچه تماس دارید و میتوانید کلیه‌ی تماسهای ورودی و خروجی را با بالاترین کیفیت پاسخ دهید. از اپ نواتل، به عنوان یک پیام‌رسان هم میتوانید استفاده کنید و پیام متنی، انواع فایل و پیام صوتی را از همکارانتان دریافت و برای آن‌ها ارسال کنید. در شرایطی که همه یا برخی از پرسنل دور کار باشند، قابلیت همه جانبه بودن اپلیکیشن، دسترسی و هماهنگی‌ها را برای شما تسهیل می‌کند.
پنل مدیریتی
پنل مدیریتی نواتل به مدیران کمک می‌کند تا با یک داشبورد تحت وب، به راحتی مرکز تماس ابری را مدیریت کرده و تعیین سطوح دسترسی، تنظیمات صف و مانیتورینگ تماس را انجام دهند. از آن جایی که پنل مدیریتی مرکز تلفن ابری، هیچ زیرساخت نرم‌افزاری‌ای نیاز ندارد و تحت وب است، دسترسی به آن حتی با یک تلفن همراه هم میسر است.
فکس اینترنتی
ارسال فکس، یکی ازمطمئن‌ترین راه‌هایی است که کسب‌و‌کارها برای انتقال اسناد رسمی خود از آن استفاده می‌کنند. حتی در شرکت‌هایی که به صورت حضوری اداره می‌شوند هم ارسال فکس به روش سنتی منسوخ شده و روش‌هایی مثل ارسال فکس با رایانه و یا ارسال فکئ ابری، جایگزین آن شده است. در دفتر کار مجازی خود نیز میتوانید برای ارسال و دریافت فکس ابری، روی نواتل حساب کنید.
سرویس چت آنلاین
هر بیزینس آنلاینی، احتمال زیاد یک وبسایت برای خود دارد و باید از این بستر برای پرزنت خود به مشتریان نهایت استفاده را ببرد. وجود یک چت باکس که مشتری بتواند به راحتی سوالات خود را در آن مطرح کند و با ثبت تیکت، درخواست دریافت مشاوره بدهد، می‌تواند موجب جلب اعتماد و رضایت او شود.
نقش سی آر ام ابری در مدیریت دفتر مجازی
سی آر ام ابری نواتل، یک ابزار مهم و کاربردی دیگر است که در کنار سایر محصولات و امکانات، تحت عنوان سرویس مدیریت ارتباط با مشتریان، ارائه می‌شود. برای مدیریت ارتباط با مشتریان و یکپارچه سازی اطلاعات آن‌ها و همچنین ایجاد هماهنگی بین دپارتمان‌های مختلف، شما به یک سی آر ام ابری حرفه‌ای نیاز دارید. سی آر ام‌های نصبی، انعطاف پذیری‌ای از بابت مدیریت از راه دور ندارند و شما باید یک زیرساخت رایانه‌ای برای همه‌ی کارمندان درون سازمان تهیه کنید.
اما CRM ابری، در کنار پنل مدیریتی نواتل، تنها با یک لپ تاپ یا موبایل، قابل دسترسی است. از طریق این سی آر ام و اتصال به مرکز تماس ابری، تبادل اطلاعات مشتریان بین بخش‌های مختلف سازمان، بی دردسر صورت میگیرد.
مزایای دفتر کار مجازی
دفتر کار مجازی، هم برای استارتاپ‌های آنلاین و هم شرکت‌های حضوری مزایای بسیاری دارد. از جمله‌ی این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
-
- عدم نیاز به حضور فیزیکی دائمی و صرفه جویی در زمان
- صرفه جویی در هزینه‌های اجاره دفتر، تجهیزات سخت افزاری و..
- افزایش اعتبار برای کسب و کارهای آنلاین به واسطه‌ی خطوط 8280
- یکپارچگی کلیه‌ی کانال‌های ارتباطی درون و برون سازمانی
- امکان دریافت اینماد با خط ثابت ابری، بدون نیاز به خط تلفن مخابراتی
معایب دفتر کار مجازی
هر ایده‌ی نو و تازه‌ای در ابتدای کار ناممکن به نظر می‌رسد. بسیاری از افراد بدون داشتن اطلاعات درباره تکنولوژی‌ها و ابزارهایی که در راستای مدیریت دفتر کار مجازی ارائه شده است، مدیریت و کار کردن در آن را غیر ممکن می‌دانند. با این دیدگاه، اینطور به نظر می‌رسد که بازدهی در یک دفتر کار مجازی بسیار پایین باشد. اما همانطور که پیش‌تر امکانات نواتل را بررسی کردیم، مشخص است که در صورتی که یک تیم حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیر استخدام کنید، این ابزارها برای مدیریت یک کسب و کار آنلاین به صورت غیرحضوری کافی هستند.
افزایش بازدهی کسب‌کار آنلاین سرویس ارتباطات یکپارچه
مدیریت یک کسب و کار آنلاین، با وجود چالش‌های فراوانی که دارد اگر به روش درستی صورت گیرد، می‌تواند به اندازه‌ی یک شرکت با دفتر حضوری، و حتی بیشتر، بازدهی داشته باشد. ابزارهایی که نواتل به صورت یکپارچه به شما ارائه می‌کند، دفتر کار مجازی‌ای است که مدیریت آن دقیق‌تر و آسان‌تر از حدی که به نظر می‌رسد، خواهد بود. برای دریافت خط تلفن اینترنتی 8280 و آغاز مسیر تاسیس دفتر کار مجازی خود، با کارشناسان نواتل در ارتباط باشید.
افزودن دیدگاه