برای بسیاری از افراد ممکن است بازدهی بالا با دفتر کار مجازی غیرقابل‌تصور و دور از ذهن باشد. اما واقعیت این است که با پیشرفت تکنولوژی و تحول در شیوه‌های کاری، این راهکار مدرن توجه بسیاری از کسب‌وکارها را به خود جلب کرده است. در این مقاله بررسی می‌کنیم دفتر کار مجازی چیست و چگونه می‌تواند تحولاتی مؤثر در فرایندهای کاری سازمان شما ایجاد کند.
منظور از دفتر کار مجازی چیست؟
دفتر کار مجازی یا virtual office، راهکاری است برای داشتن یک دفتر کار، بدون نیاز به اجاره یا تجهیز فضای فیزیکی. به عبارت دیگر، شما میتوانید کسب‌وکار خود را در بستر اینترنت راه‌اندازی کرده و با استفاده از ابزارهای پیشرفته آن را مدیریت کنید؛ بدون آنکه در یک مکان مشخص حضور داشته باشید. اما سؤال اینجاست که چگونه می‌توان یک دفتر کار مجازی حرفه‌ای راه‌اندازی کرد؟
راه‌اندازی دفتر کار مجازی
زمانی که یک کسب‌وکار تصمیم به راه‌اندازی دفتر کار اینترنتی میگیرد، در واقع انتخاب می‌کند که فعالیت‌هایی مانند پاسخگویی به مشتریان، مدیریت امور روزمره، بازاریابی، برقراری و مدیریت ارتباطات سازمانی را از طریق اینترنت و ابزارهای آنلاین انجام دهد.
برای اجرای مؤثر چنین سبکی از مدیریت، کسب‌وکار به زیرساختی دیجیتال نیاز دارد که هم یکپارچه باشد و هم از امنیت کافی برخوردار باشد؛ بستری که بتواند کلیه فرایندهای ارتباطی و عملیاتی را به‌درستی پشتیبانی و هماهنگ کند. این زیرساخت معمولاً توسط ارائه‌دهندگان خدمات ابری ارائه می‌شود و به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فعالیت‌های خود را در فضای ابری و به‌صورت متمرکز مدیریت کنند.
نواتل؛ ارائه‌دهنده حرفه‌ای خدمات ابری در ایران
برای راه‌اندازی و بهره‌برداری کامل از امکانات دفتر کار مجازی، می‌بایست خدمات مورد نیاز خود را از یک ارائه‌دهنده معتبر و مطمئن دریافت کنید؛ ارائه‌دهنده‌ای که پشتیبانی کامل، به‌روزرسانی‌های مستمر، استقرار سرویس‌ها، امنیت و یکپارچگی اطلاعات را تضمین کند. چنین ارائه‌دهنده‌ای، امکان مدیریت آسان و حرفه‌ای کسب‌وکار را در فضای اینترنت فراهم می‌کند.
شرکت نواتل، ارائه‌دهنده سرویس‌های یکپارچه ابری (UCaaS) در ایران، تمامی انتظارات شما را از یک دفتر کار در فضای دیجیتال برآورده می‌کند. اولین گام برای راه‌اندازی یک دفتر کار مجازی پیشرفته، تهیه خط تلفن اینترنتی نواتل است! بعد از آن میتوانید به نواتل به‌عنوان یک دفتر کار اینترنتی مجهز و پیشرفته نگاه کنید.
آشنایی با ابزارهای دفتر کار مجازی نواتل
دفتر کار مجازی نواتل، یک مجموعه‌ی کامل از تمامی امکاناتی است که برای مدیریت آنلاین کسب‌وکار خود به آن نیاز دارید. در ادامه این مقاله، تمامی امکاناتی که نواتل برای راه‌اندازی یک دفتر کار مجازی فراهم می‌کند را بررسی می‌کنیم.
1- خط تلفن ثابت اینترنتی
خط تلفن ابری یا خط تلفن اینترنتی، نسل جدید تلفن ثابت مخابراتی است که با شماره‌های ۸ رقمی ارائه می‌شود. تفاوتی ندارد در کدام استان سکونت دارید؛ شما میتوانید خط تلفن اینترنتی خود را با سرشماره معتبر تهران و یا هر استان دیگری که مدنظر دارید، تهیه کنید. برای راه‌اندازی این سرویس پیشرفته، هیچ نیازی به کابل‌کشی و تجهیزات فیزیکی ندارید. برای برقراری تماس فقط کافی است از یک دستگاه (موبایل، لپ‌تاپ، تبلت) متصل به اینترنت استفاده کنید.
2- مرکز تلفن ابری
با تهیه خط تلفن اینترنتی نواتل، میتوانید یک مرکز تلفن ابری راه‌اندازی کنید. این سیستم پیشرفته، جایگزینی مناسب برای سانترال‌های سنتی به شمار می‌رود. بنابراین، با استفاده از امکانات منحصربه‌فرد مرکز تلفن ابری نواتل، میتوانید تماسهای سازمان خود را به‌راحتی برقرار و مدیریت کنید.
3- سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM ابری)
هیچ تردیدی نیست که مشتریان، محور اصلی هر کسب‌وکاری را تشکیل می‌دهند. بنابراین، مدیریت ارتباط با مشتریان از مهم‌ترین اقداماتی است که هر کسب‌وکار باید آن را به بهترین نحو ممکن انجام دهد. CRM ابری نواتل با قابلیت‌های پیشرفته، این امکان را برای شما فراهم می‌کند.
4- فکس ابری
ارسال فکس، یکی از مطمئن‌ترین راه‌هایی است که کسب‌وکارها برای انتقال اسناد رسمی خود از آن استفاده می‌کنند. حتی در شرکت‌هایی که به‌صورت حضوری اداره می‌شوند هم، ارسال فکس به روش سنتی منسوخ شده و روش‌هایی مثل ارسال فکس با رایانه و یا ارسال فکس آنلاین، جایگزین آن شده است. در دفتر کار مجازی خود نیز میتوانید برای ارسال و دریافت فکس ابری، روی نواتل حساب کنید.
5- پنل پیامکی
برقراری ارتباط با مشتریان از طریق کانال‌های ارتباطی مختلف، از نیازمندی‌های اساسی هر کسب‌وکار است. با استفاده از پنل پیامکی نواتل، میتوانید پیام‌های تبلیغاتی و اطلاع‌رسانی را به‌صورت انبوه، گروهی و فردی ارسال کنید. همچنین، امکان دریافت پیام و مشاهده وضعیت پیامک‌های ارسالی در این پنل فراهم است.
6- ارزیابی عملکرد کارکنان
تفاوتی ندارد دفترکارتان مجازی باشد یا فیزیکی؛ تضمین کیفیت مکالمات کال‌سنتر، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های صاحبان کسب‌وکار است. شناسایی نقاط قوت و ضعف کارشناسان فروش و همچنین کمک به فرایند امور مشترکین، از مزایای این ابزار کارآمد است.
7- سرویس چت آنلاین
در صورتی که برای کسب‌و‌کارتان وب‌سایت طراحی کرده‌اید، به یک کانال ارتباطی مستقیم با بازدیدکنندگان سایت نیاز دارید. افزونه چت با مشتری نواتل را در یک نقطه‌ی واضح از وب‌سایت خود قرار دهید تا مشتریان بالقوه بتوانند سریعاً با شما ارتباط برقرار کنند. شما نیز میتوانید از طریق پنل مدیریتی و یا اپلیکیشن اختصاصی نواتل، به‌راحتی پاسخگوی مشتریان باشید.
پنل مدیریتی نواتل، تبدیل به دفتر کار آنلاین شما می‌شود
ممکن است در نگاه اول، استفاده از ابزارهای پراکنده برای مدیریت یک دفتر مجازی پیچیده به نظر برسد. اما نواتل این فرآیند را برای شما ساده کرده است.
با استفاده از پنل مدیریتی نواتل، تمامی سرویس‌های ارتباطی، عملیاتی و مدیریتی که به آن‌ها اشاره کردیم، در یک فضای یکپارچه و کاربرپسند تجمیع شده‌اند. بنابراین، شما بدون نیاز به جابه‌جایی بین سیستم‌ها و ابزارهای مختلف، میتوانید تمام فرایندهای مدیریتی و اطلاعات موجود در مرکز تلفن را در منوهای مختلف پنل مدیریتی مشاهده کنید. سادگی در استفاده، نظم در اجرا و دسترسی بدون محدودیت به تمام اجزای virtual office، از مزایای کلیدی این پنل هوشمند است.
پنل مدیریتی نواتل تنها به ابزارهایی که معرفی شد محدود نمی‌شود؛ مجموعه‌ای از قابلیت‌های پیشرفته و مکمل نیز در این پنل در نظر گرفته شده تا پاسخگوی نیازهای متنوع کسب‌وکارها باشد؛ مانند ویدئو کنفرانس، مانیتورینگ زنده کاربران، والبورد و همچنین امکان دریافت گزارش تماسهای مرکز تلفن ابری.
اپلیکیشن اختصاصی نواتل، سافت‌فون پیشرفته
نواتل به‌منظور مدیریت آسان‌تر تماسهای مرکز تلفن ابری، یک سافت‌فون پیشرفته طراحی کرده و به مشتریان خود ارائه داده است. برای اطلاعات بیشتر راجع به قابلیت‌ها و امکانات سافت‌فون نواتل، مقاله زیر را مطالعه فرمایید.
مزایای راه‌اندازی دفتر کار مجازی
تفاوتی ندارد یک استارتاپ هستید یا یک سازمان باسابقه. با استفاده از امکانات <strong>دفتر کار مجازی نواتل میتوانید مزایای زیر را برای کسب‌وکار خود به ارمغان بیاورید:
- عدم نیاز به حضور فیزیکی دائمی و صرفه‌جویی در زمان
- صرفه‌جویی در هزینه‌های اجاره دفتر، تجهیزات سخت‌افزاری، رفت‌وآمد کارکنان و …
- افزایش اعتبار برای کسب‌وکارهای آنلاین به واسطه‌ی خطوط ۸۲۸۰
- یکپارچگی کلیه‌ی کانال‌های ارتباطی درون و برون‌سازمانی
- امکان دریافت اینماد با خط ثابت ابری، بدون نیاز به خط تلفن مخابراتی
معایب دفتر کار مجازی چیست؟
ممکن است هر ایده‌ی نو و تازه‌ای در ابتدای کار با نگاه تردیدآمیز همراه باشد. بسیاری از افراد، بدون داشتن اطلاعات درباره تکنولوژی‌ها و ابزارهایی که در راستای مدیریت دفتر کار مجازی ارائه شده‌اند، مدیریت و کار کردن در آن را غیرممکن می‌دانند.
با این دیدگاه، این‌طور به نظر می‌رسد که بازدهی در یک دفتر کار مجازی بسیار پایین باشد. اما همان‌طور که پیش‌تر امکانات نواتل را بررسی کردیم، می‌توان گفت در صورت داشتن یک تیم حرفه‌ای و استفاده از ابزارهای مناسب، بسیاری از معایب دفتر کار مجازی برطرف خواهند شد.
برای راه‌اندازی و مدیریت virtual office همین حالا اقدام کنید
یک دفتر کار آنلاین حرفه‌ای، تنها یک انتخاب ساده نیست؛ بلکه یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه برای آینده کسب‌وکار شماست. حال که دریافتید دفتر کار مجازی چیست، نواتل آماده است تا شما را در راه‌اندازی این سرویس همراهی کند. برای اطلاعات بیشتر راجع به امکانات دفترکار مجازی نواتل همین حالا با کارشناسان ما تماس بگیرید و مشاوره رایگان دریافت کنید.
افزودن دیدگاه