مزایا و معایب دفتر مجازی و هرآنچه باید بدانید

از مزایا و معایب دفتر مجازی مطلع هستید؟ دفترمجازی خدماتی است که بدون نیاز به فضای اداری فیزیکی، تمام امتیازات دارایی تجاری،  آدرس دفتر و شماره تلفن، خدمات ارتباطی و اداری، و دسترسی به اتاق‌های جلسه را برای صاحب کسب و کار فراهم می‌کند.دفتر کار مجازی به یک راه حل فضای کاری محبوب برای فریلنسرها و کارآفرینانی تبدیل شده است که در خانه کار می کنند اما می خواهند یک آدرس تجاری حرفه ای برای شرکت خود داشته باشند. این به صاحبان مشاغل تمام مزایای مکان کسب و کار را بدون هزینه اجاره دفتر واقعی می دهد. 

مزایا و معایب دفتر مجازی به مزایایی دفتر مجازی میپردازیم

۱- آدرس تجاری معتبر

 آدرس کسب وکار شما نقش مهمی در تقویت تصویر و اعتبار حرفه ای برند شما دارد و می تواند به جلب اعتماد مشتریان بالقوه کمک می کند.یک دفتر مجازی به شما این امکان را می دهد که بدون پرداخت هزینه برای فضای فیزیکی از یک آدرس تجاری معتبر استفاده کنید.با استفاده از دفتر مجازی می توانید مشتریان بالقوه را در دفتر مجازی خود به جای دفتر شخصی ملاقات کنید، که این امر تصویر حرفه ای تری را منعکس می کند و مکان مناسب تری برای ملاقات فراهم می کند.

۲- کاهش هزینه های اجاره

یک دفتر مجازی یک راه حل مقرون به صرفه در مقایسه با اجاره دفتر فیزیکی ارائه می دهد. جدا از صرفه جویی در هزینه های اجاره برای فضای واقعی، هزینه های جاری مانند آب و برق، تعمیر و نگهداری و سایر هزینه های مرتبط با دفتر فیزیکی را نیز کاهش خواهید داد. میتوانید از بودجه خود مثلا گسترش کسب و کار یا نشان دادن قدردانی از تیم خود استفاده کنید.

۳- انعطاف پذیری بیشتر

به طور مشابه، یک دفتر مجازی انعطاف پذیری بیشتری نسبت به یک دفتر سنتی ارائه می دهد، زیرا تجارت شما به قراردادهای اجاره بلند مدت وابسته نیست. به همین ترتیب، کسب و کار شما آزاد است که به میل خود کوچک یا گسترش یابد زیرا هیچ عامل محدود کننده ای مانند فضا وجود ندارد. شما به سادگی هزینه بسته دفتر مجازی خود را در صورت نیاز و بدون ریسک پرداخت می کنید.

۴- کاهش زمان رفت و آمد

اجاره یک دفتر مجازی به شما و کارمندانتان این امکان را می دهد که از هر مکان های مختلفی باهم کار کنید، چه دفتر کار یا خانه. بنابراین، دیگر نیازی نیست صبح و عصر خود را در ترافیک بگذرانید،این کار نه تنها زمان صرف شده در عبور و مرور  را کاهش می دهد، بلکه زمان بیشتری را میتوانید به انجام کاری که دوست دارید بپردازید و همچنین این مسئله به کاهش آلودگی هوا نیز کمک میکند.

۵- افزایش بهره وری تیم

یکی از عوامل کلیدی در بهره وری بیشتر، تعادل بهتر کار و زندگی است. هنگام کار از خانه، کارکنان عموماً استرس کمتری دارند و انعطاف پذیری بیشتری برای اختصاص دادن زمان برای تعهدات شخصی و در عین حال تکمیل کار روزانه خود دارند. طبق آمار  PGI نشان می دهد که 82٪ از کارمندان از راه دور سطح استرس کمتری دارند و 80٪ گفتند که هنگام کار از خانه روحیه بالاتری دارند”. به این ترتیب، یک دفتر مجازی می‌تواند از روش کار انعطاف‌پذیرتر پشتیبانی کند، به بهبود بهره‌وری تیم کمک کند و باعث موفقیت بیشتر در تجارت شود.

۶- کاهش هزینه ها

هزینه های زیادی برای مدیریت یک تجارت وجود دارد، مانند فناوری، مبلمان، بیمه و بسیاری موارد دیگر. راه اندازی یک دفتر مجازی یک راه عالی برای کاهش هزینه های اضافی و سرمایه گذاری بیشتر در کسب و کار تان است. در مرحله اول،با حذف هزینه فضای اداری فیزیکی، یکی از بزرگترین هزینه های سربار خود را حذف خواهید کرد.

۷- دسترسی به استعدادهای گسترده

بدون دفتر فیزیکی، اعضای تیم‌های شما می‌توانند از هر کجای دنیا باشد، به این معنی که می‌توانید بهترین استعدادها را بدون توجه به جایی که در آن قرار دارند، استخدام کنید.همچنین می توانید نیروی کار متنوعی با طیف وسیعی از مهارت ها، زبان ها و دیدگاه ها ایجاد کنید. بنابراین شرکت شما پیشرفت خواهد کرد.

۸- مناسب برای مشاغل کوچک

اگر یک کسب و کار کوچک یا یک شرکت تازه کار هستید، ممکن است بودجه لازم برای یک دفتر با امکانات بالا در یک مکان مرکزی را نداشته باشید، اما این بدان معنا نیست که نمی توانید در سراسر جهان فعالیت کنید. یک دفتر مجازی یک آدرس تجاری معتبر را در هر جایی که دوست دارید در اختیار شما قرار می دهد و به شما کمک می کند تصویر برند خود را ارتقا دهید و به بازارهای انحصاری دسترسی پیدا کنید. 

۹- افزایش حضور آنلاین

یکی دیگر از مزایای دفتر مجازی این است که یک آدرس تجاری معتبر را در اختیار شما قرار می دهد تا مشتریان بتوانند شما را به صورت آنلاین با استفاده از ویژگی “نزدیک من” در گوگل پیدا کنند.اما در صورت نداشتن  آدرس کسب و کار مناسب، مشتریان هدف شما ممکن است نتوانند مکان کسب و کار شما را به صورت آنلاین پیدا کنند یا مشخص شود که کسب و کار شما از خانه شما اداره می شود که باعث می شود کسب وکار شما غیرحرفه ای به نظر برسد.

معایب داشتن دفتر مجازی

ساختار و پشتیبانی کمتر

یکی از بزرگترین معایب داشتن دفتر مجازی این است که ساختار و پشتیبانی کمتری وجود دارد. با راه اندازی دفتر مجازی، شما مسئول تنظیم ساعات کاری و مدیریت زمان خود هستید. 

ایجاد ارتباط سخت

هنگامی که یک دفتر مجازی دارید، ایجاد روابط با اعضای تیم یا مشتریان شما دشوار است. این به این دلیل است که شما در یک فضای فیزیکی کار نمی کنید، بنابراین ایجاد روابط  دشوارتر است. 

احساس انزوا

یکی دیگر از معایب داشتن یک دفتر مجازی این است که ممکن است احساس انزوا کنید. هنگامی که یک دفتر مجازی دارید، دریافت خدمات شخصی مشابه با یک دفتر سنتی ممکن است دشوار باشد. این به این دلیل است که شما با کسی رو در رو کار نمی کنید.

هزینه راه اندازی دفتر مجازی چقدر است؟

بعد از اطلاع از مزایا و معایب دفتر کار مجازی باید هزینه راه اندازی یک فضای کاری مجازی باخبر باشید. این هزینه ها به خدمات مورد نیاز کسب و کار شما بستگی دارد. اما نگران نباشید با خدمات دفتر مجازی نواتل علاوه بر قیمت مقرون به صرفه از امکاناتی نظیر تلفن گویا برای استقبال و هدایت تماس گیرندگان، مدیریت تماس ها، پشتیبانی از تعداد بالای تماس و پیام‌ های ضبط‌ شده،امکان ضبط تماس ها، امکان تهیه خط دلخواه با پیش شماره 8 استان و قابلیت ویدئو کنفرانس بهره مند می شوید.

همچنین شما می توانید با راه اندازی کال سنتر یا همان مرکز تماس ابری نواتل به صورت رایگان از خدمات دفتر کار مجازی ما بهره مند شوید.

سخن آخر

اگر هنوز هم برایتان سوال است که آیا راه اندازی یک دفتر کار واقعی خوب است یا دفتر کار مجازی ؟ دلایل زیادی وجود دارد که بخواهید دفتر مجازی راه اندازی کنید که به برخی از آن ها در بالا اشاره کردیم ولی اگر کسب و کار کوچک دارید راه اندازی دفتر مجازی بسیار به صرفه تر و تصویر برند شما حرفه‌ای‌تر جلوه میکند و به راحتی می توانید مشتریان بالقوه خود را جذب کنید.بنابراین باید با توجه به نوع کسب وکار و بودجه خود بهترین گزینه را انتخاب کنید.

نواتل یکی از بهترین دفتر کار مجازی در تهران است که با ارائه خدمات حرفه ای به استارتاپ ها، کسب و کارهای کوچک و متوسط ، شرکتها و سازمان ها آنها را از صرف هزینه و زمان زیاد برای اجاره دفتر کار، خرید و نصب سانترال، استخدام منشی و خرید خط تلفن ثابت بی نیاز میکند.