دفتر کار مجازی چیست؟ یک سرویس نوین برای کسب و کار های قدیمی یا جدید است که به دنبال یک آدرس و نشانی پستی و شماره تلفن حقیقی برای کسبوکارشان هستند. در حالی که خودشان امکانات یا بودجه‌ی راه انداری دفتر حقیقی را ندارند یا در شهرهای دور از پایتخت قرار دارند یا حتی در پایتخت هستند و با این قیمت های گران و نجومی دفتر را ندارند. تصور کنید شما و تمام کارمندان یا همکارانتان در خانه بوسیله اینترنت در حال پیشبرد و اداره کسب‌وکارتان هستید. یک دفتر کار مجازی یک آدرس فیزیکی و خدمات مرتبط با دفتر را بدون هزینه اجاره طولانی مدت و استخدام کارکنان اداری برای شما فراهم است. با یک دفتر مجازی، کارمندان می‌توانند از هر موقعیت جغرافیایی کار کنند و شما بیزینس خوبی داشته باشید.
راهکارها و سرویس‌های ارتباطی این روزها آنقدر زیاد شده‌اند که دیگر به جای فکر کردن به اینکه از کدام استفاده کنیم، باید به این فکر کنیم که از کدام استفاده نکنیم! شبکه‌های اجتماعی، ایمیل، ارتباطات تلفنی، پلتفرم‌های مکالمه تصویری، پیامک و… که برای استفاده از هر کدام چندین انتخاب وجود دارد، ما را در دنیای ارتباطات که تمام تلاشش هموار کردن مسیری برای استفاده از یکی از این سرویس‌ها و در نتیجه رسیدن به اهداف و امیال سازمانی کمپانی‌های سازنده است، می‌کشاند.
کسب و کارهای کوچک نیز برای عرض اندام در این دنیای پر مشغله و رسیدن به جایگاهی حتی کوچک در کنج ذهن افراد همواره تلاش می‌کنند علاوه بر ایجاد روش‌هایی برای آگاهی رسانی و افزایش کیفیتِ تعاملِ خود با جامعه هدف از روش‌های گوناگون برای ارتباط استفاده می‌کنند.
به طور مثال این روزها شبکه اجتماعی کلاب هاوس یکی از سرویس‌های پرطرفدار و ترند شده است که علاوه بر اشخاص، کسب‌وکارها نیز تمایل خود را نسبت به این سرویس و در نتیجه معرفی و تعامل بیشتر در یک جامعه انسانی جدید نشان داده‌اند. در این میان برخی از روش‌ها مثل ارتباطات تلفنی در طول تاریخِ ارتباطات، دستخوش تغییرات زیادی در زیرساخت خود شده‌اند اما همچنان ماهیت آن یعنی “مکالمه تلفنی” پابرجاست.
ارتباطات نوین تلفنی روی بستر شبکه
باید یادآوری کنیم که ارتباطات تلفنی دیگر به آن شکل قدیم خود نیستند و اگر همچنان در کسب و کار خودتان از یک خط تلفن ساده بدون استفاده از هیچ سرویس ارزش افزوده‌ای استفاده میکنید، دیر یا زود دچار مشکلات زیادی خواهید شد.
در سال‌های اخیر سرویس‌های ارزش افزوده زیادی برای برقراری تعامل بهتر و افزایش رضایتمندی ارتباطات تلفنی متولد شده‌اند. ارتباطات تلفنی ما دیگر بر روی یک زوج سیم، با آن کیفیت و آن دردسرهای قدیم نیستند و حالا تمام نقل و انتقال صدا از طریق تکنولوژی VoIP و بر روی بستر شبکه با بهترین کیفیت و خدمات ارائه می‌شود.
سانترال‌های پاناسونیک آنالوگ جای خود را به سیستم‌های تلفن هوشمند ویپ دادند و آرام آرام سرویس‌هایی به این مراکز تلفن اضافه شد که محبوبیت آنها را برای کسب و کارها و سازمان‌ها چند برابر و بسیاری از این مجموعه‌ها را برای مهاجرت به سمت تکنولوژی ویپ ترغیب کرد. از زمانی که بسیاری از کمپانی‌های دنیا به این نتیجه رسیدند که فروش خدمات بهتر از فروش یک محصول است، حتی همین سرویس مرکز تلفن نیز به سمت ارائه خدمت در ازای پرداخت حق اشتراک، مرکز تلفن ابری روی آوردند.
شرکت‌ها دیگر برای داشتن نرم‌افزار حسابداری، اتوماسیون اداری، مدیریت ارتباط با مشتری، حضور و غیاب و… نیازی به تهیه تجهیزات و دردسرهای آن ندارند و در قالب اصطلاحی به نام SAAS تنها خدمات خود را در ازای پرداخت حق اشتراک ارائه می‌دهند.
مرکز تلفن ابری یکی از سرویس‌های نوین ارتباطی است که در چند سال اخیر بسیار مورد توجه کسب و کارها قرار گرفته است. ارائه خدماتی مثل تلفن گویا، گزارش تماس، ضبط مکالمات، صف انتظار، صندوق صوتی و… از جمله ویژگی‌های مرکز تلفن ابری است که با پرداخت هزینه کم میتوانید از آن استفاده کنید. حتی در این سرویس میتوانید خط تلفن ثابت با مالکیت دائم داشته باشید و حتی در زمان نقل مکان شرکت خط، تلفن و تماسهای خود را از دست ندهید.
دفتر کار مجازی چیست؟
زمانی که این دو کلمه کلیدی را در گوگل سرچ میکنید تقریبا به ناکجا آباد می‌رسید! شرکت‌ها برای آنکه ورودی بیشتری از گوگل بگیرند، به طور مثال حتی اگر تخصصشان دفتر کار مجازی نباشد به نحوی شما را به صفحه خودشان می‌کشانند! غافل از اینکه اینکار غیر از بی اعتمادی و فرار کاربر از وبسایت فایده دیگری ندارد!
ما در این مطلب تصمیم داریم به صورت واضح تفاوت این دو سرویس را به شما بگوییم تا بتوانید انتخاب بهتری برای ارتباط خود با مشتریانتان داشته باشید. همانطور که در بخش قبل اشاره شد، مرکز تلفن ابری ، یک سرویس مدیریت تماس است که وظیفه ارائه خدمات منشی دیجیتال، صف انتظار، گزارش تماس، ضبط مکالمه و… را دارد که با تهیه حق اشتراک دسترسی به این خدمات را خواهید داشت.
همچنین روی این سرویس امکان خرید یک خط تلفن ثابت اینترنتی با مالکیت دائمی دارید. اما در مقابل دفتر کار مجازی خدماتی را به شما ارائه می‌دهد که شما هیچ دسترسی و مدیریتی بر روی آن نمی‌توانید داشته باشید. بگذارید با مثالی، ساده‌تر دفتر کار مجازی را برایتان شرح دهیم. فرض کنید شما به عنوان مدیر یک کسب و کار اینترنتی به دلیل نداشتن دفتر کار احساس نیاز به برقراری تماس، قرار جلسه در دفتر کار و داشتن یک اپراتور پاسخگو میکنید.
دو راه حل دارید، یا باید به فکر اجاره یا خرید یک دفتر کار باشید یا از سرویس دفتر کار مجازی استفاده کنید. اینگونه شرکت‌ها طبق یک پلن و به صورت دقیقه‌ای، یک منشی جهت برقراری و پاسخگویی به تماس‌ها، اتاق کنفرانس برای برگزاری جلسات، شماره تماس و یک سیستم مدیریت تماس برای صندوق صوتی، گزارشگیری و… به صورت اجاره‌ای در ازای پرداخت حق اشتراک به شما می‌دهند. به این نکته توجه کنید که در دفتر کار مجازی، فقط شما نیستید که رفت و آمد دارید و قبل از شما از خط تلفنی که دریافت کرده‌اید صدها کسب و کار استفاده کرده‌اند. بنابراین هیچ‌گونه تبلیغات و سرمایه‌گذاری بر روی آن نمی‌توانید داشته باشید.
اما سرویس مرکز تلفن ابری به شکل دیگر و با مدیریت شخصی خودتان سرویس‌دهی می‌کند. پنل مدیریت تماس برای تغییرات احتمالی و مشاهده گزارشات تماس در اختیار خودتان است. تمام تماسهای ورودی و خروجی بر روی موبایل یا حتی یک تلفن رومیزی برقرار می‌شود و از همه مهم‌تر اینکه خط تلفن ثابت متعلق به شماست و مالک دائمی آن شما خواهید بود.
ویژگی‌های کلیدی دفتر کار مجازی چیست
- برای ساعاتی خاص اتاق جلسات در اختیار شما خواهد بود
- یک منشی واقعی اختصاصی خواهید داشت
- خط تلفن متعلق به شما نیست
- سرویس‌های تلفنی محدودی دارید
- امکان ارتباط با نرم‌افزاری مثل CRM وجود ندارد
- دسترسی به پنل مدیریت تماس ندارید
ویژگی‌های کلیدی مرکز تلفن ابری
مالکیت دائمی خط تلفن ثابت اینترنتی
- دسترسی به پنل مدیریت
- دسترسی به سرویس‌های تلفن گویا، صف انتظار، گزارش از تماس، صندوق صوتی و…
- امکان ارتباط با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری CRM
- استفاده گروهی در دفتر کار
سخن آخر
هدف این محتوا با توجه به اینکه این دو سرویس دو موضوع بسیار متفاوت هستند مقایسه نبود و تصمیم به افزایش آگاهی بیشتر شما نسبت به استفاده درست این دو سرویس جهت افزایش کیفیت خدمات تلفنی‌تان بود. به صورت کلیدر پاسخ دفتر کار مجازی چیست باید گفت همانطور که از نامش پیداست، وظیفه در اختیار قراردادن خدماتی برای داشتن یک دفتر کار موقت مثل اتاق جلسات، اپراتور پاسخگو و یک خط تلفن موقت و اجاره‌ای را دارد.
از این سرویس بیشتر در زمانی که به هر دلیل امکان داشتن یک دفترکار واقعی وجود ندارد استفاده می‌شود. اما در مقابل، خدمات مرکز تلفن ابری به گونه‌ای است که در ابتدا شما را مالک خط تلفن ثابت می‌کند. دسترسی شما را به تمام سرویس‌ها و پنل مدیریت مرکز تلفن ابری باز می‌گذارد و سرویس‌هایی مثل تلفن گویا، گزارش از تماس، صندوق صوتی، ارتباط با نرم‌افزارهای دیگر، صف انتظار، ضبط مکالمات، ساخت داخلی جدید و… را خواهید داشت و در صورتی که دفتر کار داشته باشید این سرویس به صورت اختصاصی تمام این خدمات را در اختیار شرکت شما جهت برقراری تماس ورودی، خروجی، داخلی به داخلی و سایر سرویس‌های دیگر قرار می‌دهد.
به نظر شما استفاده از یک مرکز تلفن ابری بهتر است یا دفتر کار مجازی؟ شما تجربه استفاده از کدام یک از این سرویس‌ها را دارید؟
افزودن دیدگاه